Administrative Coordinator / Family Office / FR DE / K (H/F)

Vous recherchez une fonction administrative qui vous permette de sortir de l'assistanat traditionnel, de gagner en autonomie et d'évoluer dans un environnement immobilier particulier/ièrement qualitatif ?Nous accompagnons actuellement un Family Office prestigieux établi à Grevenmacher dans la création d'un nouveau poste d'Administrative Assistant, directement lié à la gestion de son portefeuille immobilier.Vous rejoindrez une structure d'environ collaborateurs, caractérisée par une excellente ambiance interne, des circuits de décision courts et une véritable proximité entre les équipes.L'intérêt de cette opportunité réside surtout dans son environnement et dans la diversité de la fonction : vous travaillerez directement aux côtés des personnes responsables du Building / Facility Management et deviendrez progressivement un véritable point de coordination pour l'ensemble des sujets administratifs liés aux immeubles du portefeuille.Il ne s'agit donc pas d'un poste d'assistanat classique. Vous aurez votre propre périmètre de responsabilités, une visibilité concrète sur les opérations immobilier/ières et la possibilité de développer une expertise particulier/ièrement intéressant/ante sur le long terme.Votre rôleVotre objectif sera avant tout de fluidifier et sécuriser le suivi administratif des différents bâtiments, en faisant le lien entre les équipes internes et les nombreux intervenants externes.Concrètement, vous serez amené(e) à :Coordonner les échanges avec les prestataires, fournisseurs et différents intervenants liés aux immeublesDevenir l'un des principaux points de contact administratifs pour les bureaux, locataires et autres parties prenant/antesAssurer le suivi des offres, bons de commande, contrats et factures, en veillant à leur cohérence avec les budgets validésAccompagner administrativement les travaux, interventions et différents projets immobiliersAssurer un suivi structuré des budgets, documents et informations nécessaires au bon fonctionnement des bâtimentsParticiper à la gestion quotidien/ienne des accès, clés, badges, arrivées et départsMaintenir une documentation claire et structurée et garantir un suivi rigoureux des dossiers en coursVous bénéficierez ainsi d'une vision globale du fonctionnement d'un portefeuille immobilier, sans devoir assurer vous-même la gestion technique des bâtiments.Votre profilNotre client recherche avant tout une personne fiable, organisée et suffisamment expérimentée pour gérer son périmètre avec autonomie.Vous disposez d'une expérience confirmée en administration, assistanat de direction ou gestion administrativeUne expérience dans l'immobilier, le Property Management, le Building Management ou la gestion d'immeubles constituera un réel avantageVous maîtrisez impérativement le français et l'allemand, ces deux langues étant utilisées dans le cadre quotidien de la fonctionVous êtes à l'aise avec Excel et le Pack OfficeVous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre fiabilitéVous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, établir vos priorités et assurer un suivi jusqu'à leur finalisationVous recherchez avant tout une collaboration stable et à long terme idéalement à proximité de Grevenmacher ou dans l'est du Luxembourg, afin de conserver un trajet quotidien raisonnableLa maîtrise du luxembourgeois représente un avantage supplémentaire.Votre profilNotre client recherche avant tout une personne fiable, organisée et suffisamment expérimentée pour gérer son périmètre avec autonomie.Vous disposez d'une expérience confirmée en administration, assistanat de direction ou gestion administrativeUne expérience dans l'immobilier, le Property Management, le Building Management ou la gestion d'immeubles constituera un réel avantageVous maîtrisez impérativement le français et l'allemand, ces deux langues étant utilisées dans le cadre quotidien de la fonctionVous êtes à l'aise avec Excel et le Pack OfficeVous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre fiabilitéVous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, établir vos priorités et assurer un suivi jusqu'à leur finalisationVous recherchez avant tout une collaboration stable et à long terme idéalement à proximité de Grevenmacher ou dans l'est du Luxembourg, afin de conserver un trajet quotidien raisonnableLa maîtrise du luxembourgeois représente un avantage supplémentaire.