Agent Administratif à la Direction des Affaires Médicales (H/F)

Description :

Description du métier

•          Gestion de la formation médicale continue
  

•          Secrétariat de direction, réception téléphonique et mail, prise de rendez-vous, rédaction de courriers
  

•          Gestion des instances médicales
  

•          Plannings de garde et permanence des soins
  

MISSIONS DU SERVICE

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES MÉDICALES - 250 PRATICIENS TITULAIRES OU EN FORMATION

•          Gestion statutaire et administrative des praticiens : suivi des carrières, recrutements, nominations, avancements, renouvellements de contrats, gestion des absences (congés, arrêts maladie, etc.).
  

•          Organisation du temps médical : élaboration et suivi des plannings, tableaux de service, permanence des soins, gardes et astreintes, en lien avec les chefs de pôle et chefs de service.
  

•          Gestion des recrutements médicaux : identification des besoins en effectifs, publication des offres, relation avec les candidats, gestion des commissions de recrutement, rédaction et signature des contrats.
  

•          Suivi de la formation médicale continue : recueil des besoins, planification des actions de formation, suivi budgétaire et administratif (DPC, financements, etc.).
  

•          Appui au pilotage médical : participation à l'élaboration du projet médical, suivi des indicateurs d'activité médicale, appui aux travaux de la CME et autres instances médicales.
  

•          Veille réglementaire et application des textes relatifs à la fonction publique hospitalière et aux statuts des personnels médicaux.
  

•          Interface entre la direction générale, les professionnels médicaux et les instances (CME, ARS, CNG, etc.), garantissant un dialogue fluide et conforme aux règles en vigueur.
  

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

•     Missions principales
  

GESTION DE LA FORMATION

o Assurer l'enregistrement et la mise à jour des congés formation dans les tableaux de suivi dédiés.

o Rédiger et transmettre les demandes de prise en charge des frais de formation auprès des organismes compétents.

o Effectuer le contrôle des justificatifs et des frais engagés dans le cadre des formations, et procéder à la mise en paiement en lien avec le service financier.

o Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi de la formation, permettant un pilotage précis de l'activité.

o Gérer le paiement des factures adressées par les organismes de formation, en lien avec le service comptable et dans le respect des délais.

SECRÉTARIAT

o Assurer l'accueil téléphonique : réception et transmission des appels, prise de messages.

o Gérer le tri et la répartition du courrier entrant et sortant.

o Organiser les plannings et assurer la prise de rendez-vous selon les priorités définies.

o Effectuer la réservation de véhicules pour les déplacements professionnels.

o Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers relevant de la D.A.M.

o Participer à l'organisation des réunions : convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus.

o Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.

o Enregistrer les documents administratifs dans les dossiers des médecins (contrats, décisions, conventions, etc.), en lien avec les services compétents (ex. : C.N.G.).

o Suivre les commandes de fournitures et de matériel (petit et gros équipement), en lien avec les services achats/logistique.

GESTION DES INSTANCES

o Organiser et assurer le suivi logistique et administratif des réunions de la Commission Médicale d'Établissement, de la Commission Relative à l'Organisation et à la Permanence des Soins et de la commission de formation (convocations, préparation des salles, diffusion de l'ordre du jour).

o Assurer la rédaction, la validation et la diffusion des comptes rendus de séance dans les délais impartis.

o Veiller à la bonne transmission des documents et des avis aux instances concernées (direction, présidence de CME, .)

o Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents relatifs à la CME (comptes rendus, documents de travail, décisions).

o Participer au suivi des actions décidées en CME, en lien avec les services concernés (direction, pôles, instances, etc.).

PLANNINGS DE GARDE ET PERMANENCE DES SOINS

o Participer à la définition des besoins en ressources médicales afin d'assurer la permanence des soins, en lien étroit avec le responsable du service.

o Assurer la recherche de praticiens remplaçants, via les canaux appropriés (contacts directs des remplaçants, agence de travail temporaire,..)

o Procéder à l'élaboration des contrats de travail dans le respect de la réglementation en vigueur.

o Organiser la logistique liée aux remplacements : réservation de logement, transmission des informations aux services concernés.

o Assurer le suivi des tableaux de bord relatifs aux remplaçants.

•     Missions spécifiques en lien avec la qualité
  

•     Au...