Apprenti / Apprentie gestionnaire administratif (F/H)

Rattaché-e à la Coordinatrice des inscriptions administratives et des diplômes, vous contribuerez aux différentes campagnes de gestion administrative des étudiants et au contrôle et à la fiabilisation des données administratives des étudiants. Vous participerez également aux enquêtes et remontées institutionnelles ainsi qu'à la gestion électronique des documents du pôle.

À ce titre, vous assurerez les missions suivantes :

1. Inscriptions/réinscriptions administratives

• Vérifier la complétude des dossiers et la qualité des informations renseignées ;
• Effectuer des vérifications croisées entre les informations renseignées et les pièces justificatives fournies ;
• Intégrer et mettre à jour, le cas échéant, les informations et pièces justificatives dans le système d'information ;
• Identifier les anomalies ou informations manquantes et en assurer le suivi ;
• Assurer les relances auprès des élèves et étudiants, en français ou en anglais.

2. Données de administratives, enquêtes et remontées institutionnelles

• Participer à la constitution et à la mise à jour des fichiers nécessaires aux enquêtes et remontées institutionnelles ;
• Contrôler l'exactitude, la cohérence et la complétude des données ;
• Identifier les écarts et anomalies et contribuer à leur correction ;
• Constituer et mettre à jour des fichiers de suivi et des listes de référence.

3. Diplomation

• Participer à la constitution et au contrôle des fichiers nécessaires à la fabrication des diplômes ;
• Contrôler l'exactitude, la cohérence et la complétude des données de diplomation ;
• Participer aux contrôles de cohérence des données de diplomation.

4. Gestion électronique des documents et archives

• Participer à la mise en œuvre et à l'alimentation de la gestion électronique des documents (GED) des dossiers académiques ;
• Contribuer à l'organisation, au classement et à la reprise des documents et archives existants ;
• Participer à la démarche Qualité du pôle.

Ces missions vous permettront de développer une connaissance approfondie des processus de gestion administrative des étudiants et de travailler sur des volumes importants de données au sein de plusieurs systèmes d'information.

Ce poste est à pourvoir en apprentissage pour 12 mois à Palaiseau (Essonne).

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 minimum et préparez en alternance sur un an un diplôme de niveau Bac+3 à Bac+5 dans le domaine de la gestion, de l'administration, du management des organisations (par exemple BUT 3 GEA, licence professionnelle ou formation équivalente) ou dans un domaine connexe en adéquation avec les missions proposées.

Vous disposez idéalement d'une première expérience professionnelle en environnement administratif (stage, alternance ou emploi) vous ayant permis de développer votre autonomie et votre capacité à prendre rapidement en main de nouvelles procédures.

Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et disposez de bonnes connaissances Excel, notamment pour la manipulation, le contrôle et l'exploitation de fichiers de données.