Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis / commandes, fournitures)

Participer à la réservation des salles

Editer diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l'ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, convention, programme, feuille d'émargement, attestation de présence, bilans /évaluation, validation) nécessaires à la réalisation et au règlement des actions par les financeurs

Assurer l'indexation et l'archivage des supports de formation

Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires et la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)

Préparer et saisir les données permettant le suivi des stagiaires et de l'activité (fiches stagiaires, clients, conventions, inscriptions,.) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émargement, contrat individuel de prestation, convention, tableaux de suivi des inscriptions, .)

Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaires pour la saisie des données demandées

Assurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement

Contribuer à l'organisation des jurys (réception/transmission des mémoires, courriers de convocation)

Participer aux réunions, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droit

Saisir les données de mise à jour du fichier clients et prospects du GRETA

Réaliser des mailings et phonings en lien avec l'assistant(e) Commerciale et de Communication

Contribuer à promouvoir l'image du GRETA en assurant l'accueil téléphonique et physique du pôle ainsi que la gestion des courriels reçus

Assurer un 1er niveau d'information du public (objectifs de l'action, tarifs, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).

Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA (orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)

Rappeler aux différents acteurs les procédures administratives

Contribuer au respect du règlement intérieur en vigueur par l'ensemble des acteurs présents sur le pôle

Participer en lien avec l'assistant(e) Commerciale et de Communication à la mise à jour des supports d'information, du site Internet

Contribuer aux démarches Qualité engagées au sein du GRETA

Participer aux réunions /séminaires et enquêtes organisés par la direction du GRETA

S'assurer de la mise à jour régulière de ses compétences et actualiser son CV

Participer à la continuité de service au sein d'une équipe