Assistant administratif (H/F)

Appui administratif au dispositif :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, le traitement des courriels, ainsi que le secrétariat courant du service
• Mettre à jour les tableaux de suivi, les bases de données et les dossiers des personnes accompagnées
• Produire, fiabiliser et suivre des outils de pilotage de l'activité : tableaux de bord, statistiques, indicateurs, reportings
• Organiser la logistique des réunions, actions collectives, formations et temps d'accueil
• Assurer le classement, l'archivage et la bonne tenue des dossiers papier et numériques dans le respect de la confidentialité.

Gestion administrative courante et RH :

• Participer au suivi des commandes, stocks, factures et éléments administratifs en lien avec les fonctions support
• Contribuer à la préparation de documents utiles aux obligations de suivi, d'évaluation et de traçabilité du service
• Rédiger des comptes rendus de réunion et assurer le suivi des actions décidées
• Collecter les éléments variables de paie ainsi que les données relatives aux ressources humaines.

Assistanat de direction

• Gérer l'agenda de la directrice, prioriser les demandes et préparer les échéances importantes
• Préparer des supports, notes, comptes rendus, courriers et présentations.
• Assurer le suivi opérationnel de dossiers transversaux : qualité, partenariats, projets, échéanciers, relances
• Faciliter la circulation de l'information entre la direction, l'équipe et les fonctions support
• Alerter sur les urgences, les points de blocage et proposer des solutions concrètes d'organisation.

Profil recherché

• Formation Bac +2 minimum en assistanat, gestion administrative ou secrétariat, ou expérience significative sur un poste équivalent.
• Expérience souhaitée dans le secteur médico-social, sanitaire, associatif ou dans un environnement à forte exigence organisationnelle.
• Bonne connaissance du handicap, de l'accompagnement ou de la relation avec des publics en situation de vulnérabilité appréciée.

Compétences attendues

• Maîtrise d'Excel avancée : tableaux croisés dynamiques, formules, suivi d'indicateurs, tableaux de bord, extraction et fiabilisation de données.
• Très bonne maîtrise de Word, Outlook et PowerPoint.
• Excellente organisation, rigueur, sens des priorités et autonomie.
• Capacité à prendre des initiatives et à proposer des améliorations de fonctionnement.
• Qualités rédactionnelles, discrétion, fiabilité et sens du service.
• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés internes et externes.

Recrutement : CV + Lettre de motivation par courriel en précisant en objet : « Candidature - Assistante administrative et de direction ».

• Mme Marielle GENERALI, Cheffe de service : [email protected]
• Mme Valérie CHAILLOT, Directrice de Delta Insertion : [email protected]