Assistant / Assistante administration des ventes

Poste URGENT à pourvoir dès que possible

Missions Principales : Assurer le support administratif, logistique et commercial complet des ventes, en garantissant la fluidité des processus, l'exactitude des données et la qualité du service client tout au long du cycle de vente.

1. Activités Organisationnelles et Managériales

• Consolider, vérifier la conformité et assurer le suivi des bons de commandes par rapport aux devis (prix, produits, délais).
• Gérer l'accueil téléphonique et physique.
• Gérer l'archivage et le classement des dossiers.
• Préparer les commandes de fournitures de bureau

2. Activités Opérationnelles et de Gestion

• Réceptionner, traiter et enregistrer les bons de commandes clients avant facturation des affaires.
• Assurer la facturation et son suivi, informer les clients des statuts de commande.
• Répondre aux demandes d'information clients et maintenir une communication proactive.
• Vérifier, traiter et enregistrer les factures (clients)
• Suivre les encaissements clients
• Traduire les documents (briefings clients, documents techniques).
• Préparer les documents de transport, gérer les enlèvements, l'export et le dédouanement.
• Gérer les transports, pick-up et enlèvements des marchandises nationales et internationales
• Organiser l'accueil des clients et la logistique des déplacements des équipes (chantiers, déclarations à l'étranger, réservation hôtels et transports)

3. Activités de Contrôle et d'Optimisation

• Gérer les réclamations, retours et litiges de manière professionnelle.
• Suivre les indicateurs de performance liés à la prise d'affaires.

4. Activités d'Amélioration Continue et d'Innovation

• Préparer et participer à la rédaction de supports commerciaux, d'analyses, de stratégies et de Reporting.
• Assurer la mise à jour des bases de données clients et des contrats.
• Aider l'équipe commerciale dans la préparation des offres et la présentation des dossiers

Heures supplémentaires possibles en période de forte activité.

ANGLAIS courant impératif

• Formation : Formation supérieure en administration des ventes, gestion, ou domaine équivalent.
• Expérience : Expérience significative dans un poste similaire polyvalent (ADV, comptabilité, support commercial).
• Compétences Techniques : Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de gestion (ERP, CRM) et des procédures administratives et comptables de base.
• Savoir-être : Polyvalence, rigueur, sens de l'organisation et du détail. Capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches. Excellentes compétences en communication et relation client, sens du service, écoute active et empathie. Autonomie, adaptabilité et aptitude au travail en équipe.