Assistant de direction H/F - Gestion administrative et financière

DESCRIPTION Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes. Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail. Vos principales missions sont les suivantes : Gestion administrative et encadrement

• Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance ;
• Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ;
• Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ;
• Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ;
• Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe. Facturation et suivi financier
• Établir les factures d'avancement et de fin de prestations ;
• Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ;
• Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ;
• Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ;
• Tenir à jour l'échéancier de trésorerie ;
• Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés. Comptabilité courante
• Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ;
• Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable ;
• Réaliser les rapprochements bancaires ;
• Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation. Paie et administration du personnel
• Recueillir et consolider les éléments variables de paie ;
• Transmettre les éléments validés au prestataire RH ;
• Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ;
• Suivre les présences, congés et absences ;
• Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
• Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires. Appels d'offres et conformité administrative
• Assurer une veille sur les marchés publics ;
• Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ;
• Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ;
• Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés. Reporting et amélioration des processus
• Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe ;
• Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ;
• Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ;
• Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ;
• Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative.

EXIGENCES Profil recherché Vous êtes titulaire, au minimum, d'un diplôme de niveau Bac+2, tel qu'un :

• BTS Gestion de la PME ;
• BTS Comptabilité et Gestion ;
• BUT Gestion des entreprises et des administrations ;
• ou diplôme équivalent.
• Vous justifiez d'une expérience significative dans une fonction similaire, associant gestion administrative, facturation, pré-comptabilité et administration du personnel. Compétences attendues
• Bonne maîtrise du cycle devis, commande, facture et règlement ;
• Maîtrise des rapprochements bancaires et de la préparation comptable mensuelle ;
• Expérience dans la préparation des variables de paie et l'administration du personnel ;
• Très bonne maîtrise d'Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques et tableaux de bord ;
• Aisance avec Word, la messagerie et les outils collaboratifs ;
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Capacité à contrôler et fiabiliser le travail d'un tiers ;
• La maîtrise de Chorus Pro, des plateformes de marchés publics ou d'un outil de pré-comptabilité tel que Pennylane serait particulièrement appréciée ;
• Une connaissance du BTP, de l'ingénierie ou de l'environnement des bureaux d'études constituerait un véritable atout. Qualités recherchées
• Rigueur, fiabilité et sens du contrôle ;
• Autonomie et capacité d'anticipation ;
• Organisation et gestion des priorités ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Pédagogie et bienveillance ;
• Esprit d'analyse et de synthèse ;
• Bon relationnel et capacité à proposer des solutions.

AVANTAGES Conditions proposées

• Rémunéra...