Assistant de formation (H/F)

Sous l'autorité du Directeur de la formation professionnelle et la responsabilité du Responsable de formation, l'assistant(e) de formation travaille en collaboration avec les fonctions supports du centre de formation. Elle/il assure un soutien administratif aux collaborateurs, facilite la réalisation des missions pédagogiques, et garantit la qualité des relations avec les parties prenantes internes et externes. Elle/il contribue activement au bon fonctionnement quotidien du centre, dans le respect des procédures Qualité.

Activités principales

Gestion administrative courante

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter.
• Organiser le classement et l'archivage administratif.
• Mettre à disposition les documents administratifs nécessaires aux équipes.
• Gérer le courrier (physique et électronique) : rédaction, mise en forme, enregistrement, distribution.
• Contribuer à la constitution et au suivi des dossiers d'admission, saisir et mettre à jour les données dans YPAREO.
• Préparer les dossiers administratifs, concevoir des supports visuels, rédiger les comptes rendus.
• Réaliser des tableaux de bord et répondre aux enquêtes des partenaires.
• Participer à la logistique des événements internes (réunions, jurys, animations...).
• Veiller à l'application des procédures liées à la démarche qualité (mise à jour du site internet...)

Soutien administratif aux formations

• Gérer les inscriptions et convocations aux examens, en respectant les échéances réglementaires.
• Participer à la communication interne et externe (affichage, diffusion de courriels, mise à jour d'informations, site internet).

Suivi de l'activité

• Organiser les sessions de formation.
• Suivre les dossiers avec les partenaires institutionnels et financeurs (ministères, collectivités, OPCO.).

Communication

• Assurer les échanges avec les formateurs, stagiaires, partenaires institutionnels et professionnels.
• Veiller à la qualité et à la fiabilité des documents produits (courriers, devis, convocations.).
• Archiver les documents conformément au plan de classement YPAREO
• Tenir à jour les documents internes liés à ses fonctions.