Assistant(e) Administratif(ve) (CDD remplacement) (H/F)

Lieu : EHPAD Les Perles Grises, Sainte-Marguerite, Le Moule - Guadeloupe Type de contrat : CDD remplacement congés payés + congés supp naissance Durée : Du 12 novembre 2026 au 31 décembre 2026 Immersion : Du 09 au 10 novembre 2026

Qui sommes-nous ? Les Perles Grises, c'est avant tout :

• Un EHPAD à taille humaine de 41 résidents
• 3 bâtiments au cœur d'un cadre calme et verdoyant, propice à un accompagnement de qualité
• Une équipe engagée, motivée et investie dans la qualité de l'accompagnement

Sous la responsabilité de la direction, vous participerez à la gestion administrative de l'établissement :

• Accueil téléphonique et physique des parents, partenaires et des usagers

• Visites des structures/unités de vie Des Perles Grises

• Remise des brochures et informations relatives aux différentes unités de vie

• Gestion des Admissions Des Perles Grises :

• Réception des dossiers de demande d'admission papier et sur la plateforme de gestion Via trajectoire

• Relance des pièces administratives justificatifs manquantes

• Envoie des dossiers complets aux commissions de pré admission

• Instruction des dossiers admissibles afin d'organiser les entrées sur les différentes unités de vie avec l'IDEC et la cuisine.

• Rédaction des différents contrats de séjour et de location, ainsi que des règlements de fonctionnement

• Gestion et suivi des dossiers administratifs en lien avec l'Assistante sociale (entrée et départ, reportings sur l'avancée des aides).

• Gestion et Suivi des dossiers administratifs de la RPA en lien avec l'Agent d'entretien (entrée et départ, reportings état des lieux et liste des travaux)

• Gestion et suivi des entrées et des sorties sur les logiciels de gestion, tenue des registres spécifiques

• Réception des règlements en lien avec la secrétaire comptable

• En lien avec l'animatrice, suivi des anniversaires et organisations sur le plan de la logistique (réception des demandes, transmission à l'animatrice et communication générale de l'information).

• Gestion et suivi du registre de décès en fonction de la procédure (avec le directeur)

• Gestion des dossiers admissions au sein du Parcours Prévention Santé

• En lien avec la Coordinatrice du CRT et le personnel du Tiers-Lieu, compléter les plannings de réservation pour les usagers

• Rédaction, envoi et suivi des courriers/mails d'inscription

• Gestion et suivi des dossiers administratifs = entrée et sortie du dispositif

• Enregistrement sur le logiciel de gestion dédié

• Communication des éléments liés à la secrétaire comptable (plannings du mois, factures des prestataires) afin de faire le reportings au niveau de la CGSS.

• Tâches administratives

• Courriers et traitement du courrier arrivé et départ

• Gestion des boites mails d'accueil, mise à jour des dossiers d'admissions EHPAD et CRT)

• Travaux de rédactions de documents administratifs,

• Organisation des déplacements professionnels sur la Guadeloupe et la Désirade = réservation des billets de bateau, des hôtels et de la restauration

• Préparation pour les réunions et commissions (rédaction des convocations, rédactions des comptes rendu, gestion et organisation des salles en lien avec la cuisine et l'animatrice .)

• Traitements des dossiers, enregistrement de la GED Administration et gestion des archives administratives

• Réception des fournisseurs

• Gestion et suivi des livraisons liées aux commandes de l'administration

Profil recherché

• Expérience ou formation en secrétariat/administration souhaitée
• Très bonne expérience/connaissance du secteur médicosocial
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.)
• Organisation, rigueur et sens du relationnel
• Dynamique, autonome et disponible

Conditions du poste

• Convention Collective Nationale 51 (CCN 51)
• Coefficient 392
• Poste de jour, avec amplitude de travail en 4h (08h-12h)

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