Secrétaire médical - Médecine reproduction - Préservation fertilité (F/H)

Situé à Clamart (92), l'hôpital Antoine-Béclère accueille les urgences médico-chirurgicales adultes, pédiatriques et gynécologique. Doté d'une maternité de type 3, il offre également des prises en charge expertes en médecine foetale, procréation médicalement assistée, prise en charge de l'obésité, troubles du sommeil, infections ostéo-articulaires et travaille en association avec les acteurs du territoire dans les domaines de l'enfance en danger, des violences faites aux femmes et de la filière gériatrique.

    Missions générales :

Assurer l'accueil des patients et la gestion administrative de leurs prises en charge dans le cadre des différents parcours d'Assistance Médicale à la Procréation.

• Accueil, information et prise de rendez-vous en présentiel et à distance

• Coordination du parcours oncofertilité et donneuse d'ovocytes

• Gestion des demandes d'HDJ (Fausses-couches à répétition, don d'ovocytes, SOPK, oncofertilité) : programmation des HDJ, gestion des RDV, convocations)

• Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge d'un patient dans une autre unité au cours de son parcours, en lien avec les équipes de la ou des Unité(s) concernée(s)

• Création et gestion du dossier administratif du patient : préparation et transmission des documents requis à la prise en charge, réception et numérisation des résultats d'examens, vérification de la complétude des renseignements et pièces disponibles dans les logiciels dédiés, suivi des issues de la prise en charge lorsque requis

• Saisie des protocoles de soins des nouveaux patients sur Amelipro

• Gestion des RDV de monitorage

• Saisie, mise en forme, traitement, diffusion et archivage de documents

• Codage des données d'activité médicale

• Gestion des demandes adressées par les médecins et sages-femmes auxquels la secrétaire est rattachée

• Organisation des staffs, réunions de concertation pluridisciplinaires et/ou événements en fonction de l'organisation de l'Unité

• Formation des stagiaires

• Récupération, tri et distribution du courrier postal du Service

  Pré-requis :

• Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

• Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical

• Anglais : niveau A2 ou supérieur apprécié

Savoir-faire :

• Renseigner les interlocuteurs
• Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet
• Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes
• Définir et gérer des priorités
• Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation
• Résoudre des situations conflictuelles
• Prendre rapidement des notes
• Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire)

Savoir-être :

• Capacité relationnelle -Respect strict de la confidentialité et discrétion
• Rigueur et sens de l'organisation
• Adaptabilité
• Disponibilité
• Capacité d'anticipation et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés)
• Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service)
• Ponctualité