Adjoint(e) au Responsable du Pôle Vie Civile - Chargé(e) des Relations Usagers (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Missions globales : La Ville de Calais recrute sa/son Responsable adjointe du Pôle Vie Civile - chargé(e) des relations usagers. Au sein du Pôle Vie Civile regroupe la conciergerie, l'accueil de l'Hôtel de Ville et les activités liées à l'état civil et à la citoyenneté, vous jouerez un rôle essentiel dans la qualité de l'accueil aux usagers, la continuité du service public et le bon fonctionnement du Pôle. Sous l'autorité du Responsable du Pôle, vous l'assistez dans l'organisation et le management de l'activité et assurez son intérim en son absence. Activités : Véritable référent de la relation usagers, vous veillez à offrir un accueil accessible, professionnel et de qualité, particulièrement dans les situations complexes. A ce titre, vous serez notamment amené(e) à :

• accueillir, renseigner et orienter les usagers et assurer le suivi des demandes complexes ou des réclamations ;
• assurer ou superviser les activités liées à l'état civil et aux cérémonies: mariages, PACS, noces, parrainages, etc. ;
• veiller au respect des procédures et de la réglementation ainsi qu'à la qualité du service rendu ;
• contribuer au bon fonctionnement des guichets dédiés aux cartes nationales d'identité et passeports, en mairie centrale comme en mairie annexe ; participer au traitement des dossiers relatifs aux attestations d'accueil, regroupements familiaux et recensement citoyen ;
• participer à l'organisation des opérations de recensement de la population, notamment au recrutement et à l'accompagnement des agents recenseurs ;
• contribuer à la préparation et au bon déroulement des élections, tant sur le plan administratif que logistique ;
• assurer l'intérim du Responsable du Pôle Vie Civile et garantir, à ce titre, la continuité et la qualité du service public :
• gérer l'équipe en l'absence du Responsable ;
• participer au suivi administratif et budgétaire du pôle
• contribuer à l'amélioration de ses procédures et de son organisation ;

Le poste implique une présence nécessaire et régulière auprès du public et une capacité à intervenir rapidement en cas de nécessité. Le poste nécessite d'être obligatoirement disponible certains samedis pour l'organisation des cérémonies, selon un planning établi à l'avance (environ 12 samedis par an). Une grande disponibilité est également attendue lors des élections, pouvant impliquer une présence le samedi et/ou le dimanche lors des scrutins.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes...

• Titulaire d'un niveau bac +3 en administration publique, droit/sciences politiques, vous justifiez d'une première expérience significative dans l'accueil, la relation usagers, les services à la population ou sur des missions similaires ;
• Votre sens de la relation à l'usager, votre organisation, votre autonomie, vos qualités relationnelles ainsi que votre rigueur dans les engagements sont indispensables à l'exercice de ces missions.
• Vous disposez d'une grande aisance tant à l'écrit qu'à l'oral (excellente expression et capacité à représenter la collectivité avec sérieux et assurance) ;
• Vous savez vous adapter à des publics variés, avec une communication claire, respectueuse et toujours adaptée au contexte et/ou au profil de la personne accueillie ;
• Vous êtes diplomate et pédagogue ;
• Vous disposez d'une présentation soignée et avez le sens du protocole et de la prestance (attitude professionnelle à toute épreuve, tenue soignée, posture adaptée à un rôle de représentation) ;
• Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles : écoute, diplomatie, courtoisie, patience, pédagogie etc.
• Vous avez de solides connaissances relatives à l'organisation et au fonctionnement des collectivités territoriales. Une connaissance des domaines de l'état civil et de la citoyenneté constitue un atout.
• Vous êtes rigoureux et réactif dans l'applicatif des procédures et des consignes de sécurité
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Alors n'hésitez plus et rejoignez nos équipes.

En résumé... Poste : Adjoint(e) au Responsable du Pôle Vie Civile - Chargé(e) des Relations Usagers H/F Rattachement hiérarchique : Responsable du Pôle Vie Civile Secteur de l'entreprise : Collectivité Territoriale Localité : Calais - 62 Type de contrat : Statutaires ou Contractuel Niveau d'études : Bac +3 en administration publique, droit/sciences politiques Avantages : IFSE, CIA Annuel, Tickets restaurant, participation employeur mutuelle et prévoyance labélisées, prime de fin d'année, prime de vacances, avantages COS.

Conditions d'exercice : Cadre d'emploi des Rédacteurs Territoriaux et via le grade d'Adjoint Administratif Principal de 1ère Classe