Agent administratif / Agente administrative

Prise de poste au 01 Novembre. Gestion des appels téléphoniques et des mails :

• Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
• Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires y compris les mails
• Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation
• Attribuer une ligne directe à chaque patient selon les consignes et suivre la taxation téléphonique
• Respecter la non divulgation de présence souhaitée par le patient
• Préparer les imprimés des dossiers administratifs et du livret d'accueil patient Accueil physique
• Accueillir avec respect et discrétion et orienter les patients, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
• Informer le patient, répondre à ses questions dans les limites de sa fonction
• Assurer les entrées administratives en dehors des horaires d'ouverture du bureau des entrées (recueil des informations administratives, distribution du livret d'accueil...)
• Suivre le respect des consignes relatives aux mouvements des patients et des visiteurs
• Accueillir les ambulanciers pour des transferts de patients (entrée ou sortie)
• Assurer la réception et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..)
• S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil.
• Participation à la prise en charge des patients
• Gérer les abonnements TV, les télécommandes et les casques audio et récupérer les chèques de caution, si besoin, et les règlements MONEA
• Gérer les commandes de prestations à la charge du patient : revues, coiffeur, esthéticienne, télécopies/ photocopies, repas accompagnants,.
• Demander les prises en charge Sécurité Sociale et mutuelle du patient et s'assurer du suivi de ces demandes
• Préparer des éléments nécessaires à la facturation (recueils des actes, mutuelles...)
• Préparer et établir l'ensemble des documents nécessaires à la sortie administrative du patient puis les scanner au Back- Office ou les saisir
• Réaliser la sortie administrative du patient et assurer l'encaissement des factures
• Prévenir l'équipe soignante de toute information ou incident concernant le patient
• Garder le secret et la réserve nécessaire au regard de l'extérieur.

Activités administratives

• Réaliser des travaux administratifs notamment la réception et l'envoi des factures fournisseurs (outil DEMAT)
• Gérer les réclamations et litiges fournisseurs
• Participer à la gestion des questionnaires de satisfaction remplis par les patients
• Saisir quotidiennement dans l'outil informatique le taux d'occupation
• Faire les remises bancaires (CB, chèques)

Communication interne et démarche qualité

• Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de travail, aux formations et aux réunions des différentes instances de la clinique
• Signaler à l'équipe soignante toute situation à risque pour le patient
• Sensibiliser le patient au respect du cadre institutionnel et des règles de bonne conduite.
• Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Mutuelle d'entreprise obligatoire (sauf dispense légale) : prise en charge à 50% par l'employeur, conformément à la législation en vigueur

Avantages accordés suite aux NAO Prime d'intéressement : Versée sous réserve d'ancienneté et critères définis dans l'accord d'entreprise. Restauration : Titres-restaurant d'une valeur de 7,50 € (prise en charge de l'employeur à hauteur de 55%) ou accès au self du personnel au tarif préférentiel de 2,73€ / repas (au choix) Prime de 13e mois : 1 mois complet (sous condition d'ancienneté) Subrogation : condition d'ancienneté 1 an

Avantages sociaux Chèque cadeau : environ 100€ pour un salarié à temps plein sur une année complète Compte CE : Tarifs préférentiels sur les places de cinéma, locations de vacances, parcs d'attractions et autres partenariats (condition d'ancienneté : 6 mois)