Agent(e) administratif(ve) - Service SDJES 28 - Chartres (H/F)

L'Académie d'Orléans-Tours recrute un(e) agent(e) administratif(ve) pour le SDJES (Service Départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports) du 28, à Chartres à mi-temps (50%), dès que possible jusqu'au 30 octobre 2026 (possible prolongation).

Mission : Il/elle contribue au bon fonctionnement administratif du Service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports. Il/elle assure des missions d'accueil, de gestion administrative, de suivi des dossiers et d'appui aux agents et responsable du service.

Activités : A. Gestion administrative du pôle Engagement

• Constituer, renseigner et actualiser les tableaux de bord relatifs aux dispositifs départementaux ;
• Assurer la gestion et la mise à jour des bases de données ;
• Effectuer le suivi administratif des dossiers et des échéances ;
• Assurer le suivi des comptes rendus de contrôles et de réunions ;
• Participer à la préparation et au suivi des réunions ;
• Apporter un appui administratif au chef de projet ;
• Faciliter la circulation des informations entre les différents interlocuteurs du pôle.

B. Participer à la gestion administrative courante du SDJES

• Assurer la mise à la signature et le suivi des documents administratifs ;
• Assurer la réception, l'enregistrement, la diffusion et le suivi du courrier du service ;
• Assurer l'accueil physique des usagers et des partenaires ;
• Réceptionner les appels téléphoniques,
• Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents ;
• Assurer le suivi des sollicitations et transmettre les informations nécessaires aux agents concernés ;
• Assurer le classement, la numérisation et l'archivage informatique des documents ;
• Constituer, renseigner et actualiser les tableaux de bord du service ;
• Apporter un renfort administratif dans le cadre de la campagne FDVA ;

Profil recherché :

Connaissances et savoir-faire :

• Maîtrise de l'outil informatique et des outils bureautiques ;
• Bonne maîtrise de Word, Excel et PowerPoint ;
• Bonne qualité rédactionnelle ;
• Capacité à renseigner et actualiser des tableaux de bord et des bases de données ;
• Capacité à organiser, classer et archiver des documents ;
• Aptitude au suivi administratif des dossiers.

Savoir être :

• Sens de l'accueil et du service public ;
• Qualités relationnelles et sens de la communication ;
• Écoute ;
• Rigueur et sens de l'organisation ;
• Réactivité ;
• Capacité d'adaptation ;
• Polyvalence ;
• Aptitude au travail en équipe ;
• Discrétion professionnelle.