Assistant Administratif 50% (F/H) - Centre Régional de Psychotraumatisme Infanto Juvénile Nord Nouvelle Aquitaine

RESPONSABILITÉS :

Mission globale : L'assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement et au développement des activités du CRP IJ. Ses missions principales sont de :

• Assurer un accompagnement administratif et organisationnel fiable de l'activité du CRP IJ
• Assurer la coordination administrative des formations, colloques et événements
• Contribuer aux actions de communication et de valorisation du CRP IJ
• Assurer le lien avec les partenaires et les différents interlocuteurs. L'assistant(e) travaille en lien étroit avec l'équipe et sous la responsabilité du cadre, auquel il/elle rend compte de son activité, des échéances, des difficultés rencontrées et des éventuels points d'alerte. Activités principales : Accueil, organisation et coordination
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des partenaires, des familles et des enfants/adolescents
• Planifier et organiser les réunions, formations, colloques et autres événements
• Gérer les agendas et les échéances
• Organiser la logistique des formations : réservations, salles, matériel, intervenants, etc
• Assurer le suivi des différentes actions et échéances Gestion administrative et suivi de l'activité
• Rédiger et diffuser des courriers, comptes-rendus, synthèses et autres documents
• Concevoir et mettre en forme des supports de présentation : diaporamas, présentations, bilans, etc
• Développer et alimenter des outils de suivi de l'activité
• Centraliser les données et renseigner les tableaux de bord
• Recueillir et mettre en forme les données statistiques
• Fiabiliser et actualiser les fichiers et bases de données
• Organiser et assurer un classement efficace des documents papier et informatiques Gestion des formations et colloques
• Établir les factures
• Assurer le suivi administratif des paiements liés aux colloques et formations Communication Contribuer à l'élaboration et à la diffusion des outils de communication du CRP IJ, notamment :
• Mise à jour du site internet
• Organisation et communication autour des colloques et formations
• Mise en forme et actualisation du catalogue de formation
• Création et actualisation de supports de communication

PROFIL RECHERCHÉ :

Pré-requis :

• Formation de niveau Bac+2 minimum dans le domaine administratif, gestion, communication ou formation
• Expérience dans le secteur médico-social appréciée
• Expérience dans le domaine de la formation professionnelle continue souhaitée
• Très bonne maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit
• Bonne maîtrise des outils informatiques : LibreOffice, Word, Excel, PowerPoint, etc
• Une connaissance de l'environnement médical et hospitalier constitue un plus Compétences professionnelles attendues :
• Rédiger avec qualité des comptes-rendus, courriers, synthèses et documents professionnels
• Organiser et mettre en forme des notes, rapports et documents
• Concevoir des supports et documents de suivi, notamment des bilans d'activité
• Utiliser efficacement les outils bureautiques
• Construire et tenir à jour des tableaux de bord et outils de suivi
• Organiser et fiabiliser le classement des données et documents
• Planifier son activité avec méthode, anticipation et autonomie
• Respecter les délais et assurer le suivi des actions engagées
• Identifier les priorités, les difficultés et les imprévus et en rendre compte au cadre
• Communiquer efficacement avec les partenaires et les membres de l'équipe Qualités professionnelles recherchées :
• Aisance relationnelle et qualité de communication
• Esprit d'équipe et capacité à travailler en collaboration
• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
• Capacité à gérer les priorités, les délais et les imprévus
• Autonomie, tout en sachant rendre compte et solliciter son responsable lorsque nécessaire
• Esprit d'initiative et force de proposition
• Capacité d'adaptation
• Curiosité et ouverture d'esprit
• Sens du service et engagement dans une dynamique institutionnelle
• Ponctualité et respect des engagements
• Discrétion, confidentialité et respect du secret professionnel Plannings et horaires de travail :
• Temps de travail : 50% soit 17h30 par semaine
• Présence souhaitée tous les après-midis du lundi au vendredi
• Repos le week-end
• Les congés sont à poser en fonction des périodes de fermeture de la structure Rémunération :
• 906 € nets par mois pour un exercice à 50% Vous pouvez prendre plus de renseignements auprès d' Annouk DELAGE, Cadre Socio-Educatif. Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation.