Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Acteur majeur de l'action sociale et médico-sociale dans le Rhône et la Métropole de Lyon, la Fondation ACOLEA accompagne chaque année près de 6 000 enfants, adolescents, adultes et familles vulnérables. Guidée par des valeurs de solidarité et d'inclusion, ACOLEA s'engage pour soutenir et favoriser l'épanouissement de chacun.

Le Siège Social de la Fondation ACOLEA regroupe l'ensemble des services supports essentiels au bon fonctionnement des établissements d'accueil et d'accompagnement déployés sur le Rhône. Au sein des différents services, vous mettrez vos compétences au profit d'un projet social ambitieux, en lien avec les équipes de terrain. Pour un territoire plus solidaire et protecteur, rejoignez les équipes de la Fondation ACOLEA !

La direction générale, composée de la directrice générale et de son attachée de direction, recherche un-e assistant-e administratif-ve pour accompagner la gestion quotidienne et assurer l'accueil du siège social.

Vous aurez pour missions :

Assurer l'accueil du bâtiment, contrôler les accès au bâtiment et régulation des visiteurs

Répondre au standard téléphonique

Gérer les courriers entrants et sortants (tri et affranchissement)

Gérer la réservation des salles

Participer à l'intendance du bâtiment, notamment pour la préparation des réunions, l'accueil des participants, la gestion des collations et cafés

Gérer les stocks et commandes petites fournitures

Accompagner la Direction Générale : prise de rendez-vous, réservation des salles, gestion des déplacements et soutien logistique pour l'organisation des réunions et séminaires.

Participer à l'organisation et la gestion d'évènement transversaux

Soutenir la préparation des instances de gouvernance : implication dans la préparation des bureaux et conseils d'administration, mise en forme de documents, suivi des pouvoirs et des signatures, suivi de l'archivage des actes etc.

Assurer un suivi de l'activité de la Fondation, notamment les données clefs des établissements via des tableaux transversaux sur Excel.

Participation à la gestion des archives du Siège

Participer à la formalisation administrative des droits d'accès aux progiciels La Fondation recherche un-e assistant-e administratif-ve doté-e d'un excellent sens de l'organisation, d'une grande rigueur et d'un réel sens du service. À l'aise dans les relations interpersonnelles, vous savez accueillir des publics variés et représenter l'institution avec professionnalisme. Vous maîtrisez les outils bureautiques, en particulier Excel et Word, et êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément. Bienveillant-e, rigoureux-se et attentif-ve aux besoins de chacun-e, vous appréciez contribuer à un climat de collaboration serein et efficace. Votre fiabilité, votre discrétion, votre capacité à anticiper et votre goût pour la coordination d'activités seront des atouts essentiels pour accompagner efficacement la Direction Générale.