Assistant Administratif et d'Acceuil (H/F)

Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise, l'orientation des interlocuteurs et l'assistance quotidienne de la Direction générale, tout en garantissant la continuité du fonctionnement administratif, la qualité du service et la confidentialité des informations.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs, identifier leur demande, les orienter vers les interlocuteurs concernés et prévenir les personnes attendues.
• Tenir le standard téléphonique : répondre aux appels, identifier les correspondants, filtrer et transférer les communications ou prendre des messages précis.
• Gérer l'agenda de la Direction, organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, et suivre les échéances et relances.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, présentations et documents administratifs.
• Organiser le classement et l'archivage physique et numérique ; tenir à jour les tableaux de bord et dossiers administratifs.
• Suivre les contrats, assurances, abonnements, fournitures et prestations courantes.
• Assurer le suivi administratif de la flotte automobile : entretiens, contrôles techniques, sinistres, assurances et réparations.
• Collecter et transmettre les factures, devis, bons de commande, notes de frais et pièces justificatives.
• Alerter la Direction de toute anomalie, difficulté ou échéance nécessitant une décision.

Compétences et qualités requises

• Maîtrise de Word, Excel, Outlook et PowerPoint ; excellente expression écrite et orale.
• Rigueur, organisation, réactivité, autonomie, sens des priorités et aisance relationnelle.
• Discrétion, confidentialité, fiabilité et sens du service.

Profil recherché Formation : Bac +2 minimum de type BTS SAM, BTS Gestion de la PME, BUT GEA ou équivalent Expérience : 1ère expérience en assistanat administratif polyvalent, idéalement en PME