Assistant Administratif (H/F)

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous êtes polyvalent.e et vous vous adapter rapidement aux besoins de plusieurs équipes administratives.
• Vous faites preuve de flexibilité et souhaitez intervenir sur des établissements variés, découvrir plusieurs environnements de travail.
• Vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail

Sous la responsabilité du Directeur et collaboration étroite avec la Responsable d'accompagnement socio-professionnel et les Responsables d'exploitation, vos missions sont les suivantes :

1. Effectuer l'accueil et le secrétariat administratif de la structure

Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique et l'orientation des personnes.
Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc. Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier. S'assurer de la bonne transmission des informations du planning aux salariés (permanents et en insertion).

2. Assurer le suivi administratif du personnel de l'établissement

Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en insertion). > Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.)
Assurer le suivi administratif du personnel (permanent et insertion) :

• Effectuer les démarches nécessaires à l'embauche, au parcours et à la sortie du personnel (DPAE, inscription au registre du personnel, visite médicale et mutuelle, etc.)
• Plus spécifiquement, pour le personnel en parcours d'insertion : éditer les contrats initiaux et avenants de renouvellement de contrat, si nécessaire.
• Réaliser mensuellement la saisie des éléments variables de paie (congés, absences, justificatifs...) dans notre logiciel de gestion. Puis, transmettre les informations aux gestionnaires de paie.
• Assurer le suivi et l'archivage de tous les justificatifs relatifs aux éléments de paie.
  Imprimer, mettre sous pli les bulletins de paie et assurer la distribution aux collaborateurs concernés.

Aider l'équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion.

Formation : Formation supérieure dans les domaines de l'assistanat administrative ou de direction, la gestion des ressources humaines ou l'administration du personnel.

Expérience : Expérience souhaitée à des postes similaires de 3 ans minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l'activité économique (SIAE).

Compétences et qualités personnelles :

• Gestion et rédaction de documents RH : contrats, avenant.
• Récolter et saisir les éléments variables de la paie dans un logiciel de gestion.
• Grandes capacités de flexibilité, d'agilité et d'adaptabilité (support de 3 sites logistiques différents, dont un en distanciel)
• Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles : capacité de communication écrite et orale
• Vous êtes à l'aise avec les outils numériques, plus particulièrement du pack office : Excel (réalisation de TCD, saisie de données, formules.), Word, Outlook, etc.
• Grandes capacités d'organisation et de polyvalence
• Faire preuve de rigueur, d'autonomie et de proactivité
• Sens et respect de la confidentialité
• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires / interlocuteurs variés
• Bienveillance et sens de l'écoute
• Forte adhésion au Projet Social d'Ares et plus particulièrement au projet de Log'ins, sens de l'engagement et esprit d'équipe.