Assistant Administratif (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Accueil & Support Administratif pour assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que diverses missions administratives et logistiques.

Véritable interlocuteur(trice) de premier niveau, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise et à la qualité de l'accueil des visiteurs et collaborateurs.

Accueil et gestion administrative.

• Assurer l'accueil physique des visiteurs et intervenants.
• Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et orientation des appels.
• Gérer la boîte mail générale de l'entreprise.
• Remettre les badges et communiquer les consignes de sécurité.
• Assurer le lien entre différents sites du groupe.
• Organiser l'approvisionnement des salles de réunion.
• Commander les plateaux-repas pour les réunions, formations et intégrations.
• Coordonner la venue des foodtrucks sur le site.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier.
• Gérer les expéditions de documents et colis.
• Suivre les comptes transport et contrôler les coûts associés.

Gestion des déplacements professionnels.

• Organiser et réserver les déplacements professionnels :

• hôtels,

• taxis,

• billets d'avion,

• billets de train,

• locations de véhicules,

• parkings.

• Centraliser les demandes de voyage et veiller au respect de la politique déplacements.

• Participer aux démarches administratives liées aux visas.

Support aux activités pharmaceutiques.

• Transférer les demandes d'information médicale et les déclarations de pharmacovigilance.
• Assurer la diffusion interne des communications des autorités de santé.
• Gérer les messages téléphoniques liés aux permanences pharmaceutiques.
• Garantir la continuité et la traçabilité des activités pharmaceutiques en cas d'absence planifiée.

Profil recherché.

• Vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste d'accueil, de secrétariat ou d'assistanat administratif.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre organisation et votre rigueur.
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et la gestion de plusieurs tâches simultanément.
• Vous possédez un bon relationnel et appréciez le travail en équipe.

Anglais. Un niveau d'anglais professionnel est requis afin de :

• comprendre et répondre à des emails simples,
• réceptionner des appels téléphoniques en anglais,
• orienter les interlocuteurs vers les bons services. Les horaires sont de 0830 à 13h00 et de 14h00 à 17h00 du lundi au vendredi

Vous souhaitez intégrer un environnement dynamique, polyvalent et exigeant où votre sens de l'organisation et de l'accueil fera la différence ? N'hésitez pas à nous transmettre votre candidature.