Assistant au chef de service (H/F)

La faculté de médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l'université Paris-Saclay est l'une des 7 facultés de médecine d'Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l'avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte :

7.000 étudiants 

300 enseignants-chercheurs 

150 personnels BIATSS 

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs Masters, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation Continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d'enseignement par simulation.

Ses hôpitaux de rattachement sont :

L'hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre), L'hôpital Paul Brousse (Villejuif) L'hôpital Antoine Béclère (Clamart) , Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif).

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX.

Mission et positionnement de l'agent.e :

Au sein du Service des Études et de la Vie Étudiante de l'UFR Médecine L'assistant(e) de direction collabore étroitement avec la responsable du service. Il la seconde au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l'exercice de la responsabilité du chef de service :

Accueil et information

Assurer l'accueil et l'information des usagers 

Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail 

Assurer le lien avec les Responsables d'UE 

Gestion administrative du service

Agenda du Chef de service 

Planning Enseignements Études Médicales 

Secrétariat du chef de service 

Préparation des commissions et gérer l'ordre du jour 

Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers, 

Organiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparer, 

Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant. 

Gestion et suivi des dossiers des procédures d'accès aux études de santé et des transferts 

Participer à l'organisation du jury PASS et des ECOS 

Participation à l'ensemble des activités de la structure

Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses 

Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service 

Participation aux opérations collectives du SEVE, notamment :

Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS) 

Aux Épreuves Classantes Nationales informatisées (EDN) 

De manière générale à tout événement spécifique lié à l'activité pédagogique ou à la vie étudiante. 

Profil recherché

Connaissance, savoir :

Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université 

Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement des examens 

Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication 

Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles 

Savoir-faire :

Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement Rechercher l'information, la vérifier et la classer 

Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes 

Travailler en équipe Organiser son travail 

Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet.) et spécifiques au domaine : Apogée, CELCAT    , E- Campus.