Assistant de Direction et secrétariat des affaires disciplinaires (H/F) - 100% - Direction des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

RESPONSABILITÉS :

Secrétariat d'un directeur adjoint des ressources humaines

• Accueil physique des visiteurs ;
• Accueil téléphonique ;
• Gestion des agendas et organisation des rendez-vous ;
• Réservation de salles et organisation logistique des réunions et déplacements ;
• Préparation, classement et archivage des dossiers des directeurs ;
• Traitement du courrier entrant et sortant et gestion des parapaheurs ;
• Elaboration, suivi et mise à jour de documents, bases de données et tableaux de suivi ;
• Frappe et mise en page de courriers ;
• Coordination de l'activité de la direction en lien avec le secrétariat de la direction générale ;
• Réalisation de compte-rendus de réunions et d'instances ;
• Soutien à l'organisation et à la gestion du secrétariat des instances (CSE, F3SCT) ;

L'assistant de direction travaille en binôme avec la seconde assistante, qu'il est amené à remplacer en cas d'absence.

Secrétariat des affaires disciplinaires

• Gestion des convocations aux entretiens ;
• Gestion des courriers de la cellule conseil et expertise juridique ;
• Organisation logistique des entretiens, en lien avec la responsable des affaires disciplinaires ;
• Elaboration des compte-rendus des entretiens ;
• Suivi des situations et des délais réglementaires applicables ;
• Suivi et mise à jour des indicateurs relatifs aux affaires disciplinaires ;
• Mise en forme de décisions administratives ;
• Classement des documents et décisions dans les dossiers individuels, dans la gestion documentaire et archivage.

PROFIL RECHERCHÉ :

Une maîtrise du stress, de la rigueur ainsi qu'une bonne organisation et une capacité à prioriser les tâches et activités sont indispensables. Sur le versant du secrétariat des affaires disciplinaires, une expérience dans le domaine juridique sera appréciée. La connaissance du fonctionnement hospitalier et/ou d'une DRH serait un plus.

Savoir-faire

• Capacité à prioriser
• Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
• Maitrise du Pack office
• Maitrise des logiciels de gestion RH (AGIRH, KITRY, GESTOR ...) : à acquérir par des formations si besoin Savoir être
• Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel
• Sens de l'organisation et de la rigueur
• Capacité à travailler en équipe, en réseau
• Qualités relationnelles

Formations requises - Expérience professionnelle

• BAC + 2 type BTS Assistant de Manager Ou
• Expérience professionnelle pouvant correspondre au profil du poste

Modèle journalier - Modèle journalier : 7h30

• Modèle hebdomadaire : 37h30
• Amplitude de présence : 9h à 19h.
• Présence à organiser en lien avec la collègue
• Arrivée et départs échelonnés pour garantir l'amplitude de présence requise

Autres - Congés annuels : 28 jours

• RTT : 15 jours

Délai de publication : 13 octobre 2026