Assistant de direction (F/H)

RESPONSABILITÉS :

Mission principale :

•   Elaboration du calendrier des réunions à l'EES (conseil de gestion, conseil des masters, réunion d'équipe
  

•   Rédaction de divers compte-rendu notamment pour le conseil de gestion (en collaboration avec la responsable du pôle communication et relations entreprises).
  

•   Accueil (physique et téléphonique) des enseignants et étudiants (francophones et anglophones)
  

•   Gestion administrative des enseignants statutaires, (des doctorants et des ATER en renfort) sur la plateforme OSE
  

•     Saisie des états de services
  

•     Traitements des autorisations de cumuls et/ou des déclarations préalables accessoires
  

•   Gestion du parapheur électronique
  

•   Organisation matérielle des différentes réunions et des événements internes à l'EES (conseil d'ufr, réunion d'équipe etc)
  

•   Organisation matérielle des comités de sélection (campagne emploi EC)
  

•   Devis et saisie des bons de commande pour le volet fonctionnement de l'EES (en renfort, ponctuel)
  

•     JPO
  

•     Achat de fournitures
  

•     Journée de l'EES
  

•   Organisation matérielle de la JPO Master en collaboration avec le pôle Master, le pôle communication et relations entreprises.
  

•   Offre de formation : en collaboration avec le RA, suivi, contrôle et accompagnement pour les modifications de maquettes et les MCC afférents.
  

•   Contrôle de gestion : en collaboration avec le RA, réponses aux diverses sollicitions du service pilotage de l'établissement (soutenabilité financière etc.)
  

Contraintes liées au travail : (horaires, déplacements, technicité...) Ponctualité : horaires d'ouverture au public à respecter Adaptation aux urgences de la direction de l'EES

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises ou souhaitées :

•   Excellente maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique, etc) en particulier des logiciels OSE et SIFAC.
  

•   Savoir gérer les priorités
  

•   Grande rigueur
  

•   Excellente capacité d'organisation et d'autonomie
  

•   Excellentes aptitudes relationnelles (Sens du service et du contact, qualité d'écoute,)
  

•   Très bonnes capacités rédactionnelles
  

•   Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une UFR
  

•   Connaissance de l'organisation générale d'un établissement universitaire.
  

•   Connaissance des textes et réglementations (textes relatifs aux enseignants statutaires)