Assistant de direction (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement sous la responsabilité de la Cheffe de Service Administratif, l'Association Charles Prévost Notre Dame de Lenne recrute un Assistant de direction (H/F) CDI TEMPS PLEIN. lieu d'activité : PIGNAN

PROFIL RECHERCHE

• Maitrise des outils de bureautique
• Maitrise du pack office Microsoft : Un test de bureautique aura lieu lors de la présélection.
• Aisance relationnelle et d'humeur constante et cordiale
• Discrétion
• Autonomie et capacité d'adaptation - travail en équipe
• expérience minimum d'un an en assistant de direction Salaire de base selon CCN 1951 Poste ouvert aux personnes en situation de handicap

Listes des missions, liste non exhaustive :

Secrétariat de Direction :

• Rédiger/diffuser les N.I du pôle (P/O DA ou Dir),
• Soutenir l'encadrement dans la rédaction et ou le traitement de courriers (hors documents éducatifs),
• Prise de note et compte rendu de certaines réunions

Coordonnées au service RH :

• Être référent méthodologique planning (FOCAT) sur le pôle (appuis techniques aux cadres)
• Participer aux paramétrages pour assurer le bon déroulement des plannings et Web salariés,
• Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des absences du pôle (congés, formations, maladie, .),
• Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des compteurs de congés du pôle,
• Assurer la gestion intégrale des plannings et compteurs d'annualisation des surveillants de nuit,
• Participer à la gestion des recrutements (diffusion annonces, prise de RDV, tests, classement, .)
• Suivi des stagiaires dans le lien avec les organismes de formation
• Gestion de la partie logistique des formations en intra (réservations de salles, commandes des repas, .)

Coordonnées au Secrétariat Educatif :

• En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer du suivi des demandes d'admissions
• En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer de la bonne gestion des FDA et fiches navettes pour l'IED
• tenir le tableau des mutualisations : périodes de mutualisation + effectifs (MAJ)

Formalisation des procédés et fluidité méthodologique :

• En lien avec le support, appui méthodologique, soutient à la création des procédures
• Participer au déploiement des outils et procédés actés (relais auprès des autres professionnels)

Soutien - relais transversal inter-pôles :

• Partager les compétences entre assistantes de pôles et être relais (logique de continuité permanente)

Alerter la Direction en cas de dérive ou de dysfonctionnements observés sur les activités confiées

HORAIRES : 35h, planning à définir avec l'employeur Coeff conventionnel CCN51 : 439 + 50 points