Assistant de direction (H/F)

Le poste

L'assistant(e) de direction occupe une position centrale dans le fonctionnement de la structure. Aux côtés de la directrice, il ou elle fluidifie et optimise la gestion administrative de son activité. C'est un rôle de confiance : organiser, coordonner, suivre et anticiper l'ensemble des sujets qui permettent de la seconder efficacement.

Vos missions

Secrétariat et vie associative - vous prenez en charge les réunions internes (comité de direction, réunions d'encadrement, accueil des nouveaux arrivants, journées portes ouvertes) ainsi que les instances statutaires (bureau, conseil d'administration, assemblée générale), en lien avec le secrétaire du bureau :

• construction du calendrier semestriel
• préparation des instances : ordre du jour, convocations, documents, communication
• organisation logistique des réunions
• tenue des registres, déclarations en préfecture, formalités liées aux administrateurs, suivi des décisions prises
• diffusion de l'information auprès des instances
• gestion des procurations bancaires

Assistanat de la présidence et de la direction générale :

• gestion optimisée des agendas, plannings, rendez-vous et réunions
• rédaction des courriers et tenue des contacts dans le CRM
• circulation de l'information entre la direction et les services internes comme les partenaires externes, avec discernement et dans le respect de la confidentialité
• appui à l'organisation des événements, en lien avec le service communication (invitations, logistique)

Dossiers transverses :

• astreintes : planning, remplacements, formation, consolidation des comptes rendus
• planning des mises à disposition de personnel auprès d'un dispositif partenaire d'orientation
• distribution des places à des événements sportifs et culturels
• conventions de partenariat non financières : suivi, actualisation, archivage
• tableaux de bord, statistiques et indicateurs de suivi
• tri, classement et archivage des documents sensibles
• formalités administratives liées aux décès des personnes accueillies
• planning d'utilisation de la flotte de véhicules

Fonction accueil :

• organisation et supervision de l'accueil physique et téléphonique du siège
• encadrement de l'agent d'accueil et gestion de ses remplacements
• gestion des salles de réunion : répartition, disponibilité, état général
• attention portée au confort de travail des équipes présentes sur le site

Profil recherché:

Le profil recherché

Formation Bac+3 ou BTS en assistanat de direction, avec au minimum 8 ans d'expérience sur une fonction équivalente.

Discrétion et sens de la confidentialité, écoute et patience, capacité d'anticipation, organisation et respect des délais, sens des priorités, diplomatie et pédagogie, rigueur et méthode, autonomie, curiosité, persévérance, adaptabilité et gestion du stress. Excellente expression écrite et orale, maîtrise des outils bureautiques et des bases de données. Force de proposition.