Assistant de direction Santé Enfance Famille et Autonomie (H/F)

Vous assurez le poste d'assistante de direction santé enfance famille (76 professionnels) et de la direction autonomie (155 professionnels). Pour cela, votre temps de travail est partagé en deux (mi-temps journée pour chaque direction). Vous assurez des missions diversifiées qui demandent aisance, compétences, souplesse et adaptabilité. Ainsi, vos missions seront les suivantes :

Missions d'organisation : Accueil téléphonique Gestion de la boîte mail générique des directions Montage des réunions internes et externes Gestion des agendas Suivi des absences et des congés des équipes Référent informatique Accueil des nouveaux arrivants Commande du matériel et des fournitures Gestion des frais de déplacement Préparation de réunions : Réservation des salles, matériels, voitures Mise en forme des documents utiles aux réunions de la direction Organisation d'évènements divers Constitution et préparation des dossiers : Constitution des dossiers  Suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais)  Suivi des projets et activités de la direction Saisie de rapports présentés à l'assemblée départementale dans le logiciel métier et suivi de la procédure

En complément, vous serez également amenés pour la continuité de service à assurer de manière exceptionnelle la gestion téléphonique unique du Centre Département de Santé Sexuelle, et la gestion de la boite mail Aide Sociale à l'Enfance (ASE). Vous pouvez également remplacer d'autres assistantes de service en cas d'absence (et inversement).

Vos compétences à partager :

Pour réussir sur ce poste, vous apporterez vos qualités relationnelles, vos solides capacités d'organisation, de reporting et d'initiatives ainsi que votre rigueur et votre sens de la discrétion.

Un diplôme d'assistant de direction ou une expérience réussie dans ce domaine est souhaité.

Vous avez une maîtrise parfaitement les logiciels bureautiques.