Assistant(e) administratif et d'accueil (H/F)

Intitulé du poste :

Assistant(e) administratif(ve) - Formation professionnelle continue

Positionnement :

Rattachement hiérarchique : Responsable administratif / Responsable de formation / Direction

Relations fonctionnelles : formateurs, apprenants, financeurs, partenaires institutionnels

Mission principale :

L'assistant(e) administratif(ve) assure la gestion administrative, logistique et réglementaire des actions de formation continue, dans le respect des exigences qualité (Qualiopi) et des obligations légales liées à la formation professionnelle.

Activités et responsabilités :

1. Gestion administrative des formations

• Accueil et information des stagiaires, formateurs et partenaires

• Gestion des inscriptions et constitution des dossiers administratifs

• Suivi des conventions, contrats de formation et convocations

• Établissement et suivi des feuilles d'émargement

• Gestion des attestations de fin de formation

• Classement et archivage des dossiers

2. Suivi des financements

• Montage et suivi des dossiers de financement (OPCO, CPF, entreprises)

• Vérification de la conformité des pièces

• Suivi des échéances et relances

3. Support à la facturation

• Préparation des éléments de facturation

• Suivi des règlements et relances

• Mise à jour des tableaux de suivi

4. Organisation logistique

• Planification des sessions de formation

• Coordination avec les formateurs

• Préparation des supports et du matériel

5. Contribution à la démarche qualité

• Participation au respect des exigences Qualiopi

• Mise à jour des documents qualité

• Suivi des enquêtes de satisfaction

Compétences requises :

• Maîtrise des outils bureautiques

• Connaissance de la formation professionnelle appréciée

• Rigueur, organisation, autonomie

• Bon relationnel et sens du service

Profil recherché :

Formation Bac à Bac +2 (administratif, gestion, RH)

Expérience en organisme de formation appréciée

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 1 870,00€ à 2 100,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel