Assistant.e Administratif.ve_SIE SEVAD_CDD_Temps Plein_Saint Brieuc (F/H)

Principales activités du poste

• Assure l’accueil téléphonique, numérique et physique ;
• Traite le courrier du service entrant : ouverture, traitement, parapheur, et trace le courrier sortant à l’endroit des usagers et services partenaires ;
• Fait circuler de l’information à l’interne du service (courrier, mail, message téléphoniques) ;
• Assure la transmission des documents (papier et dématérialisés) entre le service et les services du siège (factures, fiches de déplacement, documents administratifs, prépaie et dossier des personnels);
• Assure le classement et l’archivage numériques des dossiers selon les modalités respectives pour chacun des services du site ;
• Tient les tableaux nécessaires au suivi des mesures et les bases de données des situations évaluées ;

Actualise, adapte et créé des outils de suivi d’activités ;

Met en forme les rapports d’activité et statistiques ;

• Tient les bases de données liées à la gestion du service ;
• Gère les stocks et commandes (papier, numériques) ;
• Ouvre des comptes clients-fournisseurs ;

Met à jour l’arborescence ;

• Attribue les équipements (téléphones, ordinateurs…) et informe des procédures (arborescence, remboursements, régie, etc) à l’arrivée de nouveaux professionnels et stagiaires, ainsi qu’au retour des équipements au départ des personnes ;;
• Assure la continuité des déclarations de sinistres et leurs suivis auprès de l’assureur et des tiers ;
• Participe aux réunions et groupes de travail du service SEVAD des assistants administratifs ;

Crée des procédures liées à la fonction d’assistant administratif.

Communication :

• Procède à l’affichage légal et associatif ;
• Réalise des supports Power Point ;;
• Transmet les informations du service pour la mise à jour du site ;
• Veille à l’actualisation des documents de présentation du service (papier et numérique);
• Tient à jour les mailings du service et des équipes;
• Organise les réunions et manifestations du site.

Soutien à l’encadrement et la direction :

• Assure la prise de notes et la rédaction de comptes rendus à la demande du responsable de service et de la directrice du Pôle ;
• Assure le suivi administratif des demandes de subvention en lien avec le RdS demandeur ;
• Saisit et met en forme des documents administratifs, rapports, etc.

En qualité de référent de la prépaie

Assure l’enregistrement en continu des données utiles à la prépaie ;

Etudie et complète la prépaie adressée par le service RH ;

Veille à la validation par l’encadrement et au retour au service RH ;

Interlocuteur privilégié du service RH.COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE

• Ponctualité, rigueur ;
• Méthode et organisation ;
• Adaptabilité ;
• Respect absolu des principes de confidentialités liés aux missions des services ;
• Réactivité ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité d’organisation dans le temps (prioriser) et dans les tâches confiées (ex : organiser et préparer une réunion/manifestation) ;
• Capacité à organiser et réaliser une tache à partir d’indications données par un cadre (et ceci jusqu’à sa réalisation effective) ;
• Parfaite compréhension des objets de travail et organisation des services du Pôle pour en assurer la continuité (plateforme Assistants) et des enjeux afférents (pour comptes rendus) ;
• Connaissance du réseau partenarial ;
• Capacité rédactionnelle et de synthèse ;
• Connaissances en matière de communication (pour comptes rendus)
• Discrétion absolue sur tout ce qui n’est pas publique ou immédiatement « publiable » ;
• Adaptabilité à l’environnement et aux nouveaux outils ;
• Des savoirs et des savoir-faire dans les domaines :
• De la maîtrise de la langue française,
• De la saisie et mise en forme de documents,
• De la bureautique : Word, Excel, Power Point et autres,
• Des principes, techniques et outils de communication,
• De l’organisation, du suivi et de la tenue des dossiers.

CONDITIONS

CDD à temps plein à pourvoirdès que possible.

Poste situé à Saint Brieuc (22000)

Rémunération selon la grille des techniciens qualifiés de la CCN 66.

Une attestation d'honorabilité valide en cas d'embauche.