Assistant(e) administratif(ve) spécialisé(e) BTP (H/F)

L'Assistante administrative BTP assure le suivi administratif, de la réponse aux appels d'offres jusqu'à

la facturation et au suivi des interventions.

MISSIONS :

• ADMINISTRATION
• Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, prestataires
• Tenue de l'agenda de la direction
• Traitement des mails et du courrier
• Classement, archivage
• GESTION DES APPELS D'OFFRES
• Chercher et répondre aux appels d'offres (10-15/mois)
• Etablissement des fiches techniques
• DEVIS ET FACTURATION
• Etablissement des devis et facturation sur logiciel EBP
• Etablissement situation de travaux
• Gestion des RG et compte prorata
• Gestion des sous-traitant (contrat-suivi des documents administratifs)
• SUIVI ADMINISTRATIF DE CHANTIER ET FACTURATION
• Faire valider l'avancement du chantier au client et faire les modifications dans le logiciel
• Validation des factures et dépose des dossiers sur des serveurs et quorus
• Gestion administrative des comptes rendus de chantier et dépose sur des serveurs.
• Gestion des réclamations
• Gestion des achats
• Validation des bons de commande
• COMMANDES FOURNISSEURS
• Passer les commandes auprès de nos fournisseurs
• Contrôle des chantiers et de conformité du matériel
• Déterminer les quantitatifs des lieux de livraison, gestion des accès chantiers et suivi des

livraisons

• Effectuer le suivi des choix des clients
• Contrôle des bons de commandes et bons de livraison cohérents
• GESTION DES PMR
• Gestion complète des dossiers avec toutes les tâches associées
• Gestion des plannings de visite de chantiers PMR
• Envoi des devis aux clients et suivi des décisions, relances des clients
• Rappel des clients, gestion et pilotage des interventions
• Gestion des visites de réception des travaux

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :

• Compétences techniques
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Maîtrise des logiciels EBP et Quorus.
• Maitrise de l'environnement administratif du BTP.
• Capacité à utiliser des plateformes et serveurs de dépôt de documents.
• Connaissance du vocabulaire et des documents liés aux chantiers.
• Capacité à gérer et suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Aisance dans le suivi des documents, des échéances et des relances