Assistant (e) de direction (H/F)

L'association Via Voltaire, clinique du lien social, conjugal et familial, recrute un(e) assistant(e) de direction, sous statut cadre, directement rattaché(e) au Directeur.

Véritable point d'appui de la direction, vous assurez un soutien administratif, organisationnel et transversal, facilitez la circulation de l'information et contribuez au suivi des échéances institutionnelles et administratives de l'association.

VOS MISSIONS

Assistance de la direction au quotidien

• Organiser et suivre l'agenda de la direction
• Préparer les rendez-vous, réunions et rencontres institutionnelles, ainsi que les dossiers nécessaires
• Organiser les réunions de direction, prendre des notes et rédiger les comptes rendus
• Assurer le suivi des décisions prises en réunion
• Préparer les courriers, notes et documents institutionnels
• Assurer le classement et l'archivage des documents de la direction

Coordination administrative transversale

• Centraliser et transmettre les informations validées entre la direction, les responsables de pôles et les fonctions supports
• Mettre à jour les tableaux de suivi et alerter la direction sur les échéances nécessitant un arbitrage
• Participer à la structuration et à l'harmonisation des outils administratifs de l'association

Suivi des échéances et des dossiers transversaux

• Tenir un calendrier partagé des principales échéances : Conseil d'administration, Assemblées générales, conventions, agréments, appels à projets, subventions, bilans d'activité, rapports aux financeurs, démarches qualité, événements associatifs

Relations avec les fonctions supports

• Contribuer, en lien avec les fonctions RH et financière, à la préparation de documents et de réunions, au suivi administratif de certaines échéances et au classement des pièces

PROFIL RECHERCHÉ

• Expériences sur un poste similaire exigées, idéalement en milieu associatif
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Rigueur, méthode, anticipation et sens des priorités
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les délais
• Discrétion, diplomatie et loyauté institutionnelle : le poste implique l'accès à des informations confidentielles
• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (salariés, administrateurs, partenaires)

CONDITIONS D'INTERVENTION

• Type de contrat : CDI
• Statut : Cadre
• Lieu : 34000 Montpellier
• Temps de travail : temps plein, 35 heures hebdomadaires
• Déplacements possibles sur les secteurs d'intervention de Via Voltaire

CANDIDATURE

Merci d'adresser CV + lettre de motivation à l'attention de M. COULAMA, Directeur.

Date limite de dépôt des candidatures : 19 octobre 2026.

Nous serons heureux d'échanger avec vous autour de ce projet humain et engagé.