Assistant exploitation (H/F)

Responsabilités principalesGestion administrative :Prise en charge de l'administration de l'activité du site (mettre à jour les bases de données, fichiers de suivi, code d'accès et logiciel de gestion de l'activité) et de la gestion administrative des collaborateurs (absences, congés, paie) en lien avec le service RHRéalisation du classement et l'archivage des documents administratifs (courriers, factures, devis)Gestion commerciale :Accueil physique/téléphonique des clients et fournisseurs)Participation à l'établissement des dossiers d'appels d'offresSuivi des affaires : rapports d'intervention, commandes clients/fournisseurs, préparation de la facturation et relance des factures impayéesGestion financière :Etablissement des résumés de contrat et diffusionMise à jour des outils d'exploitation type GMAO,Tenue des plannings, collecte des bons d'intervention et classement, enregistrement et suivi des plans d'actions.Enregistrement des commandes travaux et ouverture des codes chantier, assistance aux achats saisie de bons de commande et réception, suivi de réalisation des chantiers, mise à jour des dates de fin et facturation.Préparation des rapports d'activité Client.Gérer l'interface facturationRéglementaire :Garantir le respect des règles de sécurité et d'environnement édictées par le groupeEffectuer le suivi réglementaire en collaboration avec le responsable d'exploitation