Assistant Médico-Administratif (Pôle 20) (H/F)

Description :

POSTE OUVERT (TITULAIRE DE LA FONCTION PUBLIQUE OU CDI)

• 143 avenue Armand Guillebaud - 92160 Antony
• 35h/semaine, du lundi au vendredi
• Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière

DESCRIPTION DU POSTE

L'assistant administratif de pôle a pour fonction principale de mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de l'activité du pôle, du suivi des indicateurs, et d'assurer le secrétariat du chef de pôle ainsi que de traiter les opérations médico-administratives liées à la prise en charge des patients.

PRINCIPALES MISSIONS

• Soutien administratif au Chef de pôle et de l'Assistant de Pôle.

• Planification des rendez-vous - Organiser un agenda

• Rédaction et mise en forme des rapports d'activités

• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu de réunion, CRH.).

• Gestion des tableaux de service et des présences des médecins du pôle.

• Accueil physique et renseigner les interlocuteurs

• Accueil téléphonique - Filtrer orienter et renseigner.

• Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi.

• Tenue des dossiers patients papiers et informatisés

• Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles).

MISSIONS SPECIFIQUES

• Suivi des certificats légaux - loi du 5 juillet 2011.

• Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires.

• Gestion du registre des isolements et contention

• Organisation et suivi concernant le contrôle du JLD

• Contact avec les structures et établissements extérieurs

• Liens avec le Bureau des admissions et le DIM

• Remplacements des collègues pendant les congés.

• Assurer le suivi des stocks du secrétariat et la gestion des commandes en lien avec l'encadrement supérieur.

• Suivi de l'accès au dossier médical - loi du 4 mars 2002

Profil recherché :

Prérequis

• Bac / Bac + 2 Secrétariat
• Expérience dans le domaine médical souhaitée

Savoir-être

• Rigueur, précision,
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Capacité d'adaptation

Savoir-faire

• Coopération et organisation
• Maitrise des outils et logiciels informatiques
• Maitrise de l'orthographe
• Mettre à jour des bases de données
• Mettre en forme et corriger un document
• Sens de l'accueil de l'écoute et de l'empathie
• Hiérarchiser, planifier et réaliser les tâches confiées selon les priorités et objectifs
• Savoir transmettre, communiquer avec les différents publics
• Polyvalence
• Organiser un rétro planning

Contraintes

Risques

Obligations professionnelles

• Risques liés à l'utilisation d'outil informatique, fatigue visuelle
• Douleurs cervico-dorso-lombaires
• Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie
• Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement
• Port d'une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail.
• Respect des règles d'hygiène en vigueur
• Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions
• Obligation à l'égard de l'administration : moralité, dignité, réserve et neutralité
• Obligation à l'égard des tiers : impartialité, probité.
• Emploi du temps susceptible de modifications (horaire, jours de présence, temps de présence)
• Charge de travail variable
• S'inscrire dans une démarche de formation continue