Assistant régional (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement temporaire, nous recherchons un.e assistant.e de direction régional H/F, poste clé pour permettre à la responsable régionale et au comité exécutif régional d'animer le fonctionnement de la Croix-Rouge française en Occitanie.

Son objectif est d'assister la région ainsi que son responsable et/ou ses équipes dans l'organisation et l'optimisation de leurs activités administratives et logistiques.

MISSIONS ET ACTIVITÉS. MISSION 1 GESTION ET LOGISTIQUE DE LA RÉGION Assurer l'accueil téléphonique et physique Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, et orienter les interlocuteurs Réceptionner, trier, traiter et diffuser le courrier et les courriels Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions Assurer le classement et l'archivage des documents internes Gérer les commandes de fourniture, repas et autres prestations Services généraux : Suivi des contrats des prestataires, participer à leur négociation et recherche de prestataires Assurer le suivi des factures et leur mise en paiement, la gestion de la flotte automobile MISSION 2 ASSISTER LE PDR ET LES ÉQUIPES RÉGIONALES DANS L'ORGANISATION DE L'ACTIVITÉ Gérer l'organisation des déplacements du PDR Rédiger des courriers/courriels, des comptes rendus de réunions, des synthèses, des notes et présentations Alerter le PDR sur les échéances et prioriser les activités Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision MISSION 3 SOUTIEN À LA CIRCULATION DE L'INFORMATION SUR LA VIE DES ÉTABLISSEMENTS EN LIEN AVEC LES DT ET DE ET SUIVI DES INDICATEURS D'ACTIVITÉS Accompagner les projets et actions de la Croix Rouge française en région Participer à l'élaboration et la rédaction de la communication régionale Etablir le lien entre les différents acteurs de la CRf de la région MISSION 4 ACCOMPAGNEMENT DES CSE DU PÉRIMÈTRE RÉGION Assurer la préparation et l'assistanat des réunions CSE (Préparation des ODJ, préparation des documents de travail, suivi des réunions, lien avec les élus, notes de frais des élus...) MISSION 5 ORGANISATION ET SOUTIEN LOGISTIQUE DES RÉUNIONS ET SÉMINAIRES RÉGIONAUX Organiser les évènements du périmètre régional : COMEX, Comités de proximité, assemblées régionales, événements exceptionnels (Fabrique, etc.) MISSION 6 MISSIONS COMPLÉMENTAIRES SUR L'ANIMATION DES CENTRES DE RESSOURCES EN PROXIMITÉ Accompagner la rédaction des réponses aux appels à projet Gestion administrative RH en appui des managers des salariés en délégation

COMPÉTENCES

Organiser et gérer les priorités Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et l'environnement du web Elaborer et/ou suivre un budget Capacités rédactionnelles Rigueur et autonomie Capacité d'adaptation