Chargé de suivi administratif et qualité des apprenants (H/F)

Organisme de formation recherche son chargé de suivi adminisratif et qualité

VOS MISSIONS

1. Accompagner les apprenants

• Accueil téléphonique et physique, réponse aux mails et aux appels
• Entrées en formation : ouverture des sessions, convocations, conventions et contrats, accès à la plateforme pédagogique
• Suivi des émargements et des dossiers apprenants
• Suivi régulier de chaque apprenant et alerte de la direction en cas d'absentéisme ou de difficulté

2. Gérer les dossiers de prise en charge

• Constitution des dossiers administratifs des apprenants et dépôt sur les plateformes (OPCO, FY, Région)
• Rassemblement des pièces justificatives, saisie des heures réalisées et des présences
• Suivi des accords de prise en charge, relances et transmission des documents de fin de formation

3. Organiser les sessions d'examen et la qualité

• Ouverture des sessions, mobilisation des jurys, inscription des candidats
• Convocations, préparation des dossiers et de la salle, présence le jour de l'examen
• Saisie des résultats, édition des attestations et clôture administrative de la session
• Suivi des preuves et des documents liés à notre certification qualité
• Point écrit hebdomadaire sur l'état des sessions

Le poste est structuré : procédures écrites, trames et outils existants. Vous serez accompagné(e) à la prise de poste.

VOTRE PROFIL

• Bac+2 (gestion, administration, assistanat) ou expérience équivalente
• Une première expérience en organisme de formation, en centre d'examen ou en gestion de dossiers administratifs est un plus, mais n'est pas indispensable : nous formons à nos procédures
• Vous êtes organisé(e), fiable dans le suivi des délais et à l'aise avec les dossiers administratifs
• Vous aimez le contact et savez rassurer un apprenant au téléphone
• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les plateformes en ligne
• Vous écrivez correctement et rendez compte de votre travail

CE QUE NOUS PROPOSONS

• CDI à temps plein, 35 heures hebdomadaires
• Un poste polyvalent, avec une vraie autonomie et un rôle central dans l'organisme
• Une équipe à taille humaine

Merci d'adresser votre CV accompagné de quelques lignes sur votre parcours.