Chargé(e) d'accueil et d'appui administratif transversal (H/F)

Sous l'autorité hiérarchique de l'Attachée de direction, le / la Chargé(e) d'accueil et d'appui administratif transversal est le premier interlocuteur des visiteurs, partenaires et prestataires. À ce titre, il/elle contribue à l'image de l'association.

Il/elle exerce ses missions en lien étroit avec l'attachée de direction et veille à garantir un accueil respectueux, bienveillant et adapté aux besoins des différents publics et des équipes du siège.

Il/elle coordonne et organise les missions confiées au travailleur en situation de handicap intervenant en binôme avec lui. Il/elle veille à la répartition des tâches, à la transmission des consignes et à l'accompagnement nécessaire à la bonne réalisation des activités, dans le respect des compétences et de l'autonomie de chacun.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Accueil, communication et gestion des flux

• Assurer l'accueil physique et l'orientation des professionnels, visiteurs, familles et partenaires.
• Assurer la gestion du standard téléphonique.
• Gérer les accès au siège.
• Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier entrant.
• Gérer les boîtes mail institutionnelles et orienter les demandes.
• Assurer la diffusion de documents et communications internes et externes.

2. Organisation logistique et moyens généraux

• Veiller au bon fonctionnement de l'espace d'accueil et des espaces communs et orienter les interventions des prestataires ou services de maintenance.
• Assurer l'organisation logistique des réunions.
• Assurer la gestion du pool de véhicules.
• Assurer l'approvisionnement et la distribution des fournitures de bureau.

3. Gestion administrative

Secrétariat & Vie Associative

• Apporter un soutien administratif et organisationnel à l'Attachée de direction.
• Assurer le suivi des adhésions et des cotisations.
• Mettre à jour les bases adhérents, contacts, annuaires et les modes opératoires de l'accueil.
• Participer au suivi administratif des actions associatives.

4. Appui administratif en Ressources Humaines

• Assurer la saisie des formations dans CEGI.
• Participer à la mise à jour du Passeport de prévention pour les formations et habilitations.
• Apporter un appui à l'organisation logistique des formations en lien avec la technicienne formation.
• Saisir les fiches signalétiques des stagiaires dans CEGI.
• Réaliser les vérifications d'honorabilité et la mise à jour des informations dans CEGI.
• Assurer le suivi administratif des absences des travailleurs handicapés.
• Participer à la mise sous pli et à l'envoi des bulletins de rémunération garantie des travailleurs handicapés.
• Assurer le classement et l'archivage des documents RH.

Date d'embauche envisagée : 01/12/2026 Date limite de dépôt de candidature : 22/11/2026

Conditions

• Salaire selon la CCN66 - à partir de 1909.92€ brut
• Travail du lundi au vendredi

Profil recherché:

Savoir-être

• Sens de l'accueil, de l'écoute et du service.
• Aisance relationnelle et courtoisie.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
• Organisation, rigueur et sens des priorités.
• Autonomie dans la gestion des missions confiées.
• Réactivité et capacité d'adaptation.

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques
• Aisance rédactionnelle et organisationnelle.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément..

Expérience souhaitée :

• 2 ans minimum dans un poste similaire

Diplôme :

• Bac à Bac +2 Assistanat de direction