Gestionnaire administratif du pôle vacataire (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Définition du poste : Le ou la gestionnaire a pour mission d'assister le (la) responsable de la cellule dans la gestion et l'instruction des dossiers administratifs de recrutement afin de garantir le paiement des heures complémentaires Le (la) Gestionnaire est rattaché(e) hiérarchiquement à l'agent de catégorie B qui l'encadre Missions principales : Accueil

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnels enseignants externes et internes de l'INSA HDF
• Information et orientation les interlocuteurs dans leur démarche Gestion des dossiers de recrutement
• Instruction et suivi des dossiers de recrutements des enseignants externes de statut vacataire, biatss, doctorant, conférencier (environ 500 dossiers/an sur l'ensemble de la cellule)
• vérification de la conformité des dossiers avant transmission en RH pour validation
• Relancer les dossiers en souffrance afin de garantir le paiement des heures complémentaires
• Mettre régulièrement à jour la ou les bases de données
• collecter les autorisations de cumuls, fiche navette et chartes
• Vérification des séances complètes et comptabilisées dans le logiciel VT afin de garantir le paiement des heures complémentaires en lien avec les secrétaires pédagogiques qui saisissent les emplois du temps
• s'assurer que les tableaux de modifications après clôture soient réalisés par les secrétaires pédagogiques afin de garantir le paiement des heures complémentaires des enseignants internes et externes
• établir les services faits et attestations pédagogiques des heures complémentaires
• Réponse aux différents requêtes (contrôle interne, extraction des heures complémentaires) Rémunérations complémentaires et appui technique
• diffuser des bilans aux enseignants
• traitement des états de paiements des surveillants
• traitements des états de paiements des conférenciers Archivage : Classer, archiver au format papier ou numérique

Missions ou activités spécifiques liées au poste :

• Participation aux réunions avec les responsables pédagogiques, ainsi que le Bureau des rémunérations complémentaires,
• Participation aux Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de Remise des Diplômes
• Relation quotidienne avec les responsables pédagogiques, secrétaires pédagogiques et le Bureau des rémunérations complémentaires de la DRH de l'UPHF et la CAP

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences et connaissances requises :

• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et l'activité de l'établissement
• Connaissance du logiciel
• Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) Compétences comportementales :
• Maitriser l'expression orale et les techniques d'accueil:
• Maitriser la réglementation en matière des heures complémentaires et les statuts des personnels
• Capacité de rédaction, d'analyse et de synthèse
• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie -__ Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins - Gestion du temps
• Sens de l'initiative, de l'organisation et de l'autonomie
• Sens de la confidentialité
• être rigoureux et faire preuve de fiabilité
• Gestion du stress
• savoir être à l'écoute et disponible
• Capacité à travailler en équipe et en coordination avec les différents acteurs

Diplôme, formation ou expérience requise : Baccalauréat Contraintes liées au poste :

• Disponibilité requise lors des pics d'activité et du calendrier budgétaire
• travail soutenu tout au long de l'année