Gestionnaire de copropriété

Rattaché(e) au Président du GIE, le gestionnaire de copropriétés assure la gestion administrative, technique, financière, juridique et relationnelle d'un portefeuille d'immeubles en copropriété. Il/elle veille à la bonne exécution des décisions d'assemblée générale, à la valorisation du patrimoine et à la satisfaction des copropriétaires. Il/elle l'interlocuteur privilégié des copropriétaires. Vos missions seront notamment les suivantes : Assurer la gestion administrative des copropriétés

• Animer et organiser les réunions avec le conseil syndical
• Préparer, convoquer et animer les assemblées générales
• Rédiger les procès-verbaux des assemblées générales
• Rédiger les courriers et comptes rendus destinés aux copropriétaires
• Suivre les contrats des prestataires
• Lancer les appels d'offres pour les contrats, négocier les prix, validation des contrats.
• Assurer la mise à jour des documents administratifs des copropriétés
• Mettre en place les nouvelles copropriétés (demande devis, réunion, acquéreurs, souscription contrats, création budget, création informatique)
• Assurer la gestion des procédures juridiques avec les avocats, huissiers, experts
• Participer à la veille juridique et réglementaire
• Répondre aux demandes et réclamations des copropriétaires.
• Informer régulièrement les copropriétaires sur la gestion de l'immeuble
• Assurer une communication claire et transparente avec l'ensemble des copropriétaires de manière à assurer la pérennité des mandats de son portefeuille.
• Assurer le lien entre les copropriétaires et différents interlocuteurs (avocat, promoteurs, experts, entreprises) Assurer le suivi comptable et financiers des copropriétés
• Préparer les budgets prévisionnels en concertation avec le conseil syndical
• Suivre l'exécution des budgets et des dépenses avec le/la comptable
• Valider les factures, vérifier la bonne imputation des comptes comptables
• Proposer des honoraires complémentaires
• Assurer le suivi des impayés des copropriétaires en collaboration avec la comptable
• Vérifier les comptes avec le conseil syndical et la comptable
• Présenter les comptes lors des assemblées générales
• Constituer les dossiers pour les emprunts collectifs
• Préparer les états datés Assurer le suivi technique des copropriétés
• Coordonner les interventions des prestataires pour l'entretien courant
• Suivre la réalisation des travaux votés en assemblée générale
• Gérer les sinistres (déclarations, suivi des réparations, relation avec les assurances)
• Effectuer des visites régulières des immeubles pour anticiper les besoins d'entretien
• Veiller au bon entretien des installations techniques en mandatant les entreprises concernées.
• Conseiller les copropriétaires dans la maintenance et la valorisation de leur patrimoine et proposer des actions.
• Réception des parties communes avec le promoteur et le conseil syndical et suivi des réserves affectant les communs.
• Assurer la gestion si nécessaire du personnel de la copropriétés (gardiens, employés d'immeuble)

Savoir

• Connaissance de l'organisation et du secteur d'activité
• Connaissance des procédures internes
• Connaissances juridiques, techniques et financières liées à la gestion de copropriété
• Connaissance des spécificités du patrimoine Savoir-faire
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion
• Capacité à gérer les priorités et les urgences
• Capacité à communiquer efficacement et à entretenir des échanges fluides avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité à rédiger et synthétiser des informations
• Capacité d'analyse
• Capacité de négociation

Savoir-être

• Rigueur, autonomie et sens des responsabilités.
• Organisation et réactivité
• Esprit d'équipe, sens du service
• Discrétion
• Respect de la confidentialité
• Bon relationnel

Formation et qualification

• Formation Bac +2 en Professions Immobilières
• Expérience en syndic ou transaction