Gestionnaire des écoles doctorales (H/F)

Mission

Au sein d'une plateforme mutualisée, vous assurez la gestion administrative de plusieurs Écoles Doctorales représentant environ 515 doctorants. Vous accompagnez les doctorants tout au long de leur parcours, de l'inscription à la délivrance du diplôme, en garantissant le suivi administratif des dossiers et l'organisation des principales étapes de la thèse.

Activités principales

En cohérence avec les orientations stratégiques de l'établissement et pour renforcer son attractivité, vos activités seront les suivantes :

Gestion administrative des doctorants

Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions sous ADUM.
Préparer et transmettre les dossiers aux directeurs des Écoles Doctorales et aux services compétents.
Organiser les soutenances et assurer la délivrance des attestations de réussite et diplômes.

Accompagnement et relation usagers

Accueillir et informer les doctorants, futurs doctorants, docteurs et encadrants.
Répondre aux demandes des laboratoires et instances des Écoles Doctorales.

Coordination des instances et procédures doctorales

Organiser les conseils des Écoles Doctorales et rédiger les comptes rendus.
Assurer le suivi administratif des Comités de Suivi Individuel (CSI).
Organiser les campagnes de recrutement et auditions pour les financements de thèse.

Suivi de l'activité et gestion

Produire les indicateurs et statistiques des Écoles Doctorales.
Participer aux enquêtes ministérielles et aux évaluations HCERES.
Assurer le suivi budgétaire et des aides à la mobilité.

Valorisation et animation de la communauté doctorale

Participer à l'organisation des événements institutionnels (Journée de Rentrée, la cérémonie des remises de diplômes et MT180 en lien avec le service, les directeurs des ED et la directrice de la Recherche).
Promouvoir les actions destinées aux doctorants et favoriser leur participation.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à Bac +2 dans le domaine de la gestion administratif

Anglais niveau B1/B2

Connaître le fonctionnement de l'établissement et l'organisation de la recherche

Connaître le cadre réglementaire du doctorat et des ED

Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches

Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels utilisés des Ecoles Doctorales (APOGEE - ADUM)

Compétences et qualités requises

• Réactif

• Capacité d'anticipation

• Sens de l'organisation

• Sens de la confidentialité

• Rigueur/fiabilité

• Doté d'un bon relationnel

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 30/10/2026