Responsable de la gestion et l'organisation administrative (H/F)

Mission : La personne recrutée aura pour mission la gestion administrative et l'appui au pilotage du PEPR BRIDGES, en lien étroit avec les co-directeur-rices du programme, le secrétatiat opérationnel (SeCOP) et l'Agence nationale de la recherche (ANR). Il.elle assure le bon fonctionnement administratif et financier du programme.

Activités : Activité 1 : Assurer l'appui au pilotage administratif et à la gouvernance : o Être le point de contact, assurer le lien et le secrétariat de certaines instances du programme (comité institutionnel - CI, comité exécutif - COMEX) :

• collecte et mise en forme des informations nécessaires à la préparation des réunions
• programmation des réunions, envoi des invitations
• préparation et envoi de l'ordre du jour, en lien avec le CoDir
• préparation des documents (ex. PowerPoint), en lien avec la chargée de communication
• rédaction des comptes rendus et relevés de décisions
• diffusion des informations vers l'interPC, et appui aux membres des PCs dans le lien avec les membres des instances
• suivi des décisions/actions à réaliser
• faire remonter les besoins et informations des membres des instances
• archivage des documents o Recueillir, structurer et synthétiser les informations nécessaires au pilotage stratégique du programme o Rédiger des courriers, notes et rapports pour le programme (ex. Ocean Decade) au fil de l'eau o Représenter le CoDir dans les réunions de pilotage (COPILs) des PCs et assurer la remontée d'informations (avancées des livrables, points d'alerte, indicateurs, décisions, échéances à venir) o Appuyer le CoDir pour la relecture de documents

Activité 2 : Assurer le suivi financier et développer les outils d'aide au pilotage du programme o Assurer le suivi et l'exécution financière du programme de la gouvernance du programme (BRIDGES GOUVERNANCE et TRANSVERSE) o Élaborer et actualiser des outils de suivi, des indicateurs et des tableaux de bord permettant de mesurer l'avancement du programme, de son exécution financière et de l'atteinte de ses objectifs. o S'assurer de la mise à jour du suivi des personnels par les PCs (ASANA) et des partenaires impliqués dans les instances et activités du programme (Base de données contacts RH) et actualiser les indicateurs associés o Analyser les données de suivi, produire les bilans, formuler des propositions d'ajustement afin d'éclairer les décisions. o Coordonner, en lien avec les services compétents du CNRS, de l'Ifremer et de l'IRD, le suivi de l'éligibilité des dépenses et la fiabilisation des données financières. o Participer à la valorisation des résultats et des actions du programme, en lien avec la direction, les partenaires et les interlocuteurs concernés.

Activité 3 : Coordonner le suivi contractuel et les relations avec l'ANR o Elaborer et suivre les conventions de partenariat et des documents contractuels du programme o Assurer l'interface opérationnel avec l'ANR pour la gouvernance du programme :

• Organiser les réunions de suivi annuel avec l'ANR et les réunions d'évaluation du programme
• Piloter la collecte et la consolidation des indicateurs et des données de suivi.
• Coordonner la production des rapports d'activité et d'évaluation
• Garantir la fiabilité et l'actualisation des informations renseignées dans la plateforme ANR o Participer à la vie du programme, aux différentes actions et à leur organisation (organiser la logistique des réunions et missions en lien avec les instances du programme, et autres évènements en lien avec la vie du programme)