Responsable des Admissions/Préadmissions (H/F)

Description :

MISSIONS

Le Responsable des Adminissions/Préadmissions organise, coordonne et contrôle l’activité du secteur préadmission/admission afin de garantir la qualité de l’accueil administratif des patients, la fiabilité des données recueillies, la continuité du service et la sécurisation des recettes hospitalières.

Principales mission:

• Management et animation de l’équipe (20 agents)
• Organisation et pilotage de l’activité.
• Contrôle des encours et des portefeuilles des agents.
• Suivi des indicateurs de performance.
• Participation à la sécurisation des recettes en qualité de sous-régisseur.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activités de management

• Encadrer, accompagner les agents dans l’exercice de leurs missions.
• Organiser et animer les réunions d’équipe.
• Conduire les entretiens professionnels annuels et participer à l’évaluation des compétences.
• Identifier les besoins de formation et accompagner la montée en compétences des agents.
• Gérer les situations conflictuelles et veiller à la qualité de vie au travail.

Gestion de l’organisation et des plannings

• Élaborer et suivre les plannings de présence et de tâches.
• Gérer les absences, congés et remplacements.
• Assurer la continuité de service et adapter les ressources aux besoins d’activité.
• Répartir la charge de travail entre les agents en fonction des flux et priorités.

Pilotage de l’activité

• Contrôler les encours et les portefeuilles de dossiers des agents.
• Suivre l’avancement des dossiers et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
• Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires.
• Contrôler la qualité des données administratives recueillies.

Suivi des indicateurs

• Produire et analyser les indicateurs quantitatifs : nombre de passages, volumes de préadmissions, admissions, taux de complétude des dossiers, etc.
• Suivre les indicateurs qualitatifs : qualité des dossiers, taux de rejets, satisfaction des usagers, respect des procédures.
• Mettre en place des plans d’actions et assurer le suivi des résultats.

Fonction de sous-régisseur

• Assurer les missions de sous-régisseur conformément à la réglementation applicable.
• Contrôler les opérations d’encaissement réalisées au guichet.
• Contribuer à la sécurisation des flux et au contrôle interne.
• Assurer la traçabilité des opérations relevant de la régie.

Gestion des situations sanitaires exceptionnelles (SSE)

• Maintenir à jour les procédures et les fiches Action.
• Former les agents
• Participer aux entraînements mis en place par l’institution

Profil recherché :

NIVEAU DE COMPÉTENCE ET CAPACITÉS REQUISES

_ Niveau de compétence_

• Connaissance de la réglementation hospitalière relative aux admissions et à la facturation.
• Capacités managériales et organisationnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (PASTEL, EASILY, WEB100T, HELIOS).
• Capacité d’analyse, de pilotage et de reporting.
• Aptitudes relationnelles, pédagogiques et sens du service public.

Capacités requises

SAVOIR-FAIRE :

• Encadrer, animer et accompagner une équipe.
• Organiser l'activité et gérer les plannings.
• Répartir la charge de travail et suivre les encours.
• Contrôler la qualité et la conformité des dossiers administratifs.
• Suivre et analyser les indicateurs d'activité et de performance.
• Maîtriser la réglementation des admissions, de la facturation et de l'identitovigilance.
• Assurer les missions de sous-régisseur et le contrôle des encaissements.

SAVOIR-ÊTRE :

• Sens du service public et de la qualité de l'accueil.
• Sens de l'organisation et rigueur.
• Leadership et capacité à fédérer une équipe.
• Esprit d'analyse et de décision.
• Réactivité et adaptabilité.
• Qualités relationnelles et sens de la communication.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Gestion des priorités et du stress.