Responsable des examens (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Rattaché(e) à la Direction des Opérations, vous garantissez l'organisation, la sécurisation et le bon déroulement des examens et évaluations : contrôles, rattrapages, certifications, TOEIC... Véritable chef d'orchestre, vous pilotez l'activité Examens, managez votre équipe et coordonnez les différents acteurs, dans le respect du règlement des études, des procédures qualité et des exigences réglementaires. Le poste nécessite de travailler environ 20 samedis par an, selon un planning organisé par roulement en fonction du calendrier des examens. Piloter l'activité Examens et accompagner votre équipe

• Manager une équipe de 3 gestionnaires et les vacataires mobilisés lors des épreuves ;
• Organiser l'activité, répartir les responsabilités et définir les priorités ;
• Planifier les ressources humaines, matérielles et logistiques nécessaires à chaque session ;
• Superviser l'organisation des salles et les dispositifs destinés aux étudiants bénéficiant d'aménagements ;
• Veiller au respect des procédures de surveillance et de sécurité. Garantir la fiabilité et la sécurisation des examens
• Superviser la préparation opérationnelle : plans de salles, listes d'émargement, procès-verbaux et documents d'examens ;
• Contrôler la conformité des sujets et garantir leur diffusion sécurisée ;
• Sécuriser le circuit des copies, de leur collecte à leur numérisation ;
• Superviser le traitement des réclamations liées aux examens ;
• Piloter le recours aux surveillants externes et le suivi budgétaire associé. Faire évoluer les pratiques et garantir la qualité
• Actualiser les procédures et modes opératoires liés aux examens ;
• Anticiper les risques et piloter les actions correctives ;
• Construire et suivre les indicateurs d'activité et tableaux de bord ;
• Contribuer aux audits et démarches qualité : Qualiopi, Commission des titres d'ingénieur, Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur, normes ISO... Fédérer et coordonner les différents acteurs
• Être l'interlocuteur(trice) de référence des équipes, enseignants et étudiants pour les examens ;
• Accompagner les équipes dans l'application des règlements et procédures ;
• Garantir une communication claire et anticipée des consignes ;
• Gérer les incidents et situations exceptionnelles pendant les épreuves.

PROFIL RECHERCHÉ :

De formation Bac+2 à Bac+3 en organisation, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d'une expérience de 3 à 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquise dans l'enseignement supérieur ou dans un environnement impliquant la gestion de processus administratifs complexes. Vous avez une expérience en management d'équipe et savez organiser l'activité, fixer les priorités et fédérer vos collaborateurs dans un environnement rythmé par des échéances fortes. Une bonne connaissance des processus de scolarité et d'examens dans l'enseignement supérieur, ainsi que de la réglementation liée aux évaluations et à la diplomation, est indispensable. Un anglais opérationnel est également requis. Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez anticiper, gérer les imprévus et prendre des décisions avec discernement. Votre sens de la confidentialité, votre aisance relationnelle et votre orientation solutions vous permettent d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés. Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et le Pack Office, et êtes à l'aise avec les outils de gestion académique et les progiciels de gestion intégrés. Une appétence pour la gestion de projet et l'amélioration continue sera particulièrement appréciée. L'Efrei est engagée en faveur de l'égalité des chances et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Tous nos postes sont ouverts à tous les talents.