Secrétaire d'accueil et standardiste (H/F)

Poste basé à Toulouse (31400 proche Stadium)-Siège social CDI - 35 heures sur 4,5 jours (du lundi au vendredi midi)

•  Activité exercée en présentiel, non ouvert au télétravail.
  

• Présence requise pendant les horaires d'ouverture au public.
• Horaires : 8h00 - 12h15 / 13h30 - 17h00. Prise de poste : dès que possible Rémunération : 2100€ à 2300€ selon profil Titres-restaurant, mutuelle fiancée à 90% par l'employeur, prime vacances, participation transport et avantages CSE (selon dispositions en vigueur).

Rejoignez un acteur de la santé au travail Vous aimez accueillir, renseigner et accompagner des interlocuteurs variés ? Vous recherchez un poste polyvalent alliant relation humaine, secrétariat et gestion administrative ? Notre Service de Prévention et de Santé au Travail recherche un(e) Secrétaire d'accueil et standardiste pour rejoindre son siège social de Toulouse. Véritable interface entre nos adhérents, les salariés des entreprises suivies et les équipes internes, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure et à la qualité du service rendu.

Vos missions Assurer l'accueil et l'orientation des publics

• Accueillir les salariés convoqués, employeurs adhérents, partenaires et visiteurs.
• Identifier les demandes et orienter les interlocuteurs vers le service ou le professionnel concerné.
• Assurer un accueil professionnel, courtois et de qualité.
• Veiller au bon fonctionnement de l'espace d'accueil et au respect des règles d'accès au site. Gérer le standard téléphonique et les demandes entrantes
• Réceptionner les appels téléphoniques et qualifier les demandes.
• Apporter les renseignements de premier niveau dans le respect des procédures internes.
• Transmettre les appels et assurer la prise de messages.
• Traiter les demandes reçues par courriel et assurer leur suivi auprès des services concernés. Informer et accompagner les adhérents
• Renseigner les employeurs sur les services proposés et les principales démarches administratives.
• Accompagner les utilisateurs dans l'utilisation de leur espace adhérent.
• Apporter une assistance de premier niveau sur les demandes courantes liées au portail adhérent.
• Orienter les demandes nécessitant une expertise spécifique vers les interlocuteurs compétents. Réaliser les activités de secrétariat et de gestion administrative
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les colis.
• Effectuer les opérations de saisie, de mise à jour, de classement et d'archivage.
• Mettre à jour différents tableaux de suivi et outils administratifs.
• Participer à la gestion logistique courante du siège (parking, fournitures, informations pratiques...). Assurer, selon les besoins de l'activité, un renfort administratif auprès des services supports, notamment du service Adhérents et Adhésion ; de l'assistante de direction ; des services Comptabilité et Ressources Humaines.

Le profil recherché Formation : De niveau Bac à Bac +2 dans l'un des domaines suivants secrétariat ; assistanat administratif ; gestion administrative ; accueil et relation client ; secrétariat médico-social. Expérience : Vous disposez idéalement d'une première expérience réussie dans un poste associant accueil physique, standard téléphonique, secrétariat administratif. Une expérience dans le secteur de la santé, de la santé au travail, de la protection sociale ou dans une structure accueillant du public constitue un atout. Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel).
• Bonne expression écrite et orale.
• Aisance téléphonique.
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
• Sens de l'organisation et des priorités.
• Respect des procédures et de la confidentialité. Qualités personnelles : Sens du service et de l'accueil. Écoute et diplomatie. Rigueur et fiabilité. Réactivité et adaptabilité. Esprit d'équipe. Discrétion. Calme et maîtrise de soi en période de forte activité.