Secrétaire de Direction (H/F)

RESPONSABILITÉS :

DIRECTION GENERALE :

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique.
• Réceptionner, orienter et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir les visiteurs et les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.
• Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.
• Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat.
• Participer à la gestion documentaire et à l'archivage.
• Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau.
• Gérer les réservations de salles de réunion.
• Assurer la continuité de service du secrétariat général en l'absence de la responsable des affaires générales.

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES NON MEDICALES :

• Prise de rendez-vous et gestion des agendas.
• Mise en forme, traitement, diffusion, classement et reproduction des documents (rapports, courriers, notes de service ou d'information).
• Gestion des stages : accueil physique et téléphonique, réception et traitement des demandes, interface avec les structures scolaires, IFAS et IFSI et organisation des stages collectifs.
• Suivi des dossiers de protection fonctionnelle.

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES MEDICALES :

• Organisation des rendez-vous et des réunions.
• Mise en forme et diffusion des notes d'information.

INSTANCES :

• Préparation et participation à la CSIRMT (convocations, OJ, CR).
• Envoi des documents relatifs aux instances (convocations, OJ) : CSE, F3SCT, COPIL médico-économique et Commission d'Hémovigilance.

PROFIL RECHERCHÉ :

Contraintes et difficultés du poste :

•                Polyvalence et réactivité au quotidien.
  

Compétences requises sur le poste :

•                Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
  

•                Excellente expression orale et écrite.
  

•                Sens de l'organisation et de l'accueil.
  

•                Connaissance des méthodes de classement et d'archivage.
  

•                Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec la Secrétaire Générale.
  

Le savoir-faire /savoir-être :

•                Discrétion et diplomatie.
  

•                Aisance relationnelle.
  

•                Autonomie.
  

•                Esprit de synthèse.
  

•                Rigueur.
  

•                Réactivité.
  

•                Disponibilité.
  

•                Aptitude au travail en équipe.
  

Un niveau BAC à BAC+2 est souhaité dans la mesure du possible ainsi qu'une première expérience serait appréciée Temps de travail et amplitude horaire : 100 % (du lundi au vendredi) / 09h -17h / 10h-18h