Secrétaire de direction (H/F)

Nous éditons des logiciels métier utilisés par des structures professionnelles partout en France, et nous créons des sites web pour des entreprises. Vous travaillerez directement avec le dirigeant et deviendrez la personne qui tient l'administratif et le suivi financier de l'entreprise.

VOS MISSIONS :

Facturation et encaissements :

• Émission des factures clients depuis notre outil de gestion interne : ventes de licences, abonnements mensuels, prestations de création de sites
• Suivi des échéances mensuelles et annuelles : s'assurer que chaque abonnement est facturé au bon moment
• Suivi des règlements, rapprochement avec les relevés bancaires, mise à jour des encaissements
• Relance des impayés : courriers, appels, suivi jusqu'au règlement
• Préparation des éléments pour le cabinet comptable et transmission des pièces

Administratif et gestion :

• Rédaction et mise en forme des contrats et propositions commerciales à partir de nos modèles
• Suivi des dossiers clients : coordonnées, contrats signés, documents administratifs
• Traitement du courrier, de la boîte mail générale et des appels entrants
• Classement et archivage, physique et numérique
• Suivi des fournisseurs et des abonnements de l'entreprise

Appui à la direction :

• Organisation de l'agenda, des rendez-vous et des déplacements
• Préparation des dossiers avant les rendez-vous clients ou partenaires
• Suivi des dossiers en cours et rappel des échéances
• Appui à la gestion du personnel : suivi des congés, transmission des éléments variables de paie

VOTRE PROFIL :

• Formation ou expérience en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative
• À l'aise avec les chiffres : vous savez pointer un relevé bancaire et repérer un écart
• Rigueur : une facture oubliée ou un règlement non pointé, c'est de la trésorerie en moins
• Expression écrite et orthographe irréprochables
• Aisance avec les outils numériques : vous apprendrez vite notre outil de gestion interne, aucune compétence technique n'est exigée
• Discrétion absolue : vous aurez accès aux données financières et aux dossiers clients
• Une première expérience en TPE, où l'on touche à tout, est un vrai atout

CE QUE NOUS OFFRONS :

• Un poste complet, sans cloisonnement : vous voyez l'entreprise dans son ensemble
• Un outil de gestion moderne, conçu en interne, qui vous évite les ressaisies
• Une relation de travail directe avec le dirigeant, des décisions rapides
• Une formation à nos outils et à nos activités