Secrétaire Médical(E) - Service Cardiologie (H/F)

Description :

Statut : CDD/CDI/ titulaire de la fonction publique hospitalière                               Catégorie :B

Organisation du travail :        

-          Poste à temps plein

-          Horaires : 9h-17h

-          Repos fixe

-          Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service

Lieu de travail : Pôle Ville Hôpital – Service cardiologie    Déplacements liés à la fonction : oui.

Suppléance (le cas échéant) : non.

MISSIONS DU SERVICE

Le service de cardiologie a pour mission principale le DIAGNOSTIC, LE TRAITEMENT, LE SUIVI ET LA PRÉVENTION DES PATHOLOGIES CARDIOVASCULAIRES. Il prend en charge des patients à différents stades de gravité, allant des urgences vitales aux soins de réadaptation.

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

MISSIONS PRINCIPALES

-           Assurer l’accueil physique et téléphonique et répondre aux besoins des demandeurs

-           Participer à la gestion administrative et informatique des dossiers de consultations et d’hospitalisation

-           Gérer les dossiers des patients

-           Classer les divers documents

-           Enregistrer les entrées et les sorties

-           Sortir les dossiers médicaux

 

MISSIONS SPÉCIFIQUES EN LIEN AVEC LA QUALITÉ

• Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances
• S’impliquer dans les projets du service et de la direction

            Déclaration des EI

 

_ AUTRES MISSIONS SPÉCIFIQUES_

-          Collaborer avec les agents du P.A.E.

-          Saisir les R.U.M.

-          Programmer les bilans

-          Effectuer les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus d’hospitalisation et de consultation…) dans les délais règlementaires

 

FONCTION D’ENCADREMENT

Former et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service

 

ACTIVITÉS

·         Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

·         Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

·         Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation, de réunions, visites, conférences et événements...)

·         Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)

·         Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

·         Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

·         Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

·         Tenue à jour du dossier patient

·         Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

·         Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance

·         Activité en lien avec la qualité : déclaration des EI.

 

Profil recherché :

SAVOIR FAIRE

* Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
* Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
* Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
* Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
* Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
* S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
* Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
* Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
* Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

SAVOIR ÊTRE

* Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison…)
* Savoir adapter son langage en fonction de l’interlocuteur
* Avoir une facilité de mémorisation
* Analyser les situations et l’urgence,
* Avoir le sens des responsabilités
* Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail
* Avoir le sens de l’organisation
* Etre rigoureux et dynamique
* Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées
* Comprendre et transmettre le message
* Respecter le secret professionnel
* Avoir le sens de l’accueil et du service public
* Avoir une bonne présentation
* Etre courtois et diplomate
* S’avoir s’exprimer, écouter, et rester discret
* Etre disponible.

 

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE

Diplôme requis :

* BAC science médico-sociale
* BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

* Connaissance de la bureautique
* Connaissance de l'environnement médical