Secrétaire Médicale / Assistant(E) Médico-Administratif(VE) - Unité Sanitaire & Permanence D'Accès aux Soins de Santé (H/F)

Description :

SECRÉTAIRE MÉDICALE À TEMPS PLEIN AU SEIN DE L'UNITÉ SANITAIRE ET DU SERVICE DE PERMANENCE D'ACCÈS AUX SOINS DE SANTÉ

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Traiter et coordoner les opérations et les informations médico-administratives du patient.

Activités principales :

• Assurer l'accueil physique (et orientation) et téléphonique des patients, des familles, des usagers.
• Gérer les plannings de rendez-vous et maitriser le logiciel de gestion.
• Assurer la saisie, la mise à jour et la sauvegarde des données et des informations dans le dossier patient informatisé (courriers, comptes rendus, certificats, documents médicaux, recherche, mise à disposition ou création de dossiers, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi).
• Planifier les activités et interventions internes et externes spécifiques au domaine d'activité.
• Mettre en oeuvre les procédures de classement et d'archivage.
• Procéder à l'enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage des courriers, dossiers et documents arrivant au secrétariat.
• Appliquer la procédure de tenue du dossier patient.
• Numériser des documents dans le dossier patient informatisé.
• Contrôler la cohérence des données et informations spécifiques.
• Contrôler la confidentialité et la sécurité des informations.
• Assurer la vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
• Participer à l'activité ainsi qu'à la frappe des courriers de l'ensemble du pôle.
• Réaliser la saisie de codage de l'activité médicale pour la facturation.
• Participer à la formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application.
• Gérer les stocks (papeterie, fournitures de bureau).
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité.

Activités principales pour l'Unité Sanitaire :

• Créer le dossier médical à l'arrivée de nouveaux patients détenus.
• Mettre à jour quotidiennement les entrants et les sortants.
• Contrôler la confidentialité et la sécurité des informations.
• Orienter les appels et messages téléphoniques.
• Accueillir et renseigner les patients.
• Taiter et archiver : courrier, dossiers et autres documents.
• Préparer et gérer les dossiers en dehors des dossiers psychiatriques et dentaires.
• Saisir nominativement l'activité des intervenants de l'Unité Sanitaire.
• Saisir la facturation des actes somatiques, dentistes, kinésithérapeuthe, spécialistes, IDE.
• Prendre et saisir informatiquement les rendez-vous d'extractions médicales et liaison avec l'Assistance Pénitentiaire.
• Gérer les sorties définitives et transferts des détenus.
• Participer aux réunions de coordination, d'organisation de l'équipe, et aux groupes de travail.

Profil recherché :

LES COMPETENCES :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
• Exécuter rapidement et soigneusement la frappe de documents.
• Relire et mettre en forme un document dicté par reconnaissance vocale.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité.
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone.
• Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel.
• Prendre des initiatives dans le cadre de sa fonction
• Analyser et optimiser les processus.
• Gérer plusieurs tâches en même temps.
• Travailler en équipe.
• Etre disponible, rigoureux et diplomate.

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES :

Maîtrise :

• de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, Outlook) et les différents logiciels métiers.
• du vocabulaire médical, orthographe, grammaire.
• du fonctionnement et de l'organisation interne de l'établissement.
• du droit des patients, du secret professionnel

LES RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES :

• Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients.
• Accueil central pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients.
• Archives médicales et DIM.
• Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires.
• L'assistant pénitentiaire.

LES CONDITIONS D'EXERCICE :

• Mutualisation des ressources humaines pour assurer la continuité de l'ensemble des missions sur le pôle
• Lieux d'exercices : Centre Hospitalier William Morey et pour l'Unité Sanitaire : Centre Pénitentiaire de Varennes le Grand