Secretaire Médicale en Chirurgie (H/F)

Description :

Le service de chirurgie, rattaché au pôle UISCC du Centre Hospitalier Rives de Seine, assure une prise en charge pluridisciplinaire des patients, de la consultation à l'hospitalisation, dans le cadre d'activités chirurgicales programmées et urgentes.

Il s'appuie sur une équipe composée de praticiens hospitaliers, de professionnels paramédicaux et soignants, d'un encadrement de proximité et d'assistantes médico-administratives (AMA).

Son fonctionnement repose sur une collaboration étroite entre ces différents professionnels, permettant d'assurer la coordination du parcours patient, le suivi préopératoire et postopératoire ainsi que la continuité des soins.

Dans ce cadre, le secrétariat médical joue un rôle essentiel en assurant la gestion administrative des dossiers patients, le suivi des comptes rendus médicaux, l'organisation des plannings et la liaison entre les différents intervenants.

1.MISSIONS PRINCIPALES: MISSIONS COMMUNES AUX DEUX AMA

-ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE ET GESTION DES RENDEZ-VOUS VIA DOCTOLIB,

-GESTION DES COURRIERS ET DES DOSSIERS MÉDICAUX :

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant : réception, numérisation, transmission et mise à disposition des praticiens.
• Gérer les courriers de consultation, les comptes rendus opératoires (CRO) et les comptes rendus d'hospitalisation (CRH) dans ORBIS
• Assurer le traitement des résultats anatomopathologiques et les opérations de publipostage.
• Réceptionner, numériser, classer et transmettre les examens médicaux et les résultats complémentaires.
• Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers médicaux dans ORBIS et procéder à leur archivage conformément aux procédures en vigueur.

-PROGRAMMATION DES INTERVENTIONS CHIRURGICALES

• Préparer et vérifier les dossiers médicaux avant les staffs de préparation à la cellule de programmation
• Participer à la cellule de programmation opératoire et assurer la diffusion du programme opératoire hebdomadaire.
• Transmettre les dossiers patients nécessaires aux consultations d'anesthésie.
• Veiller à la complétude des dossiers et à la transmission des informations nécessaires à l'organisation des interventions.

-SUIVI DES PATIENTS ET COORDINATION MÉDICO-ADMINISTRATIVE

• Assurer la tenue et l'actualisation du tableau de suivi des patients hospitalisés en chirurgie.
• Transmettre aux praticiens les courriers, résultats biologiques, examens complémentaires et documents provenant des structures extérieures.
• Faciliter les échanges d'informations entre les différents professionnels intervenant dans la prise en charge des patients.

2. ORGANISATION ET CONTINUITÉ DU SECRÉTARIAT

• Assurer la transmission des informations organisationnelles en lien avec l'AMA de pôle : congés, organisation du service, documents, procédures, trames et projets de service.
• Assurer le remplacement de l'AMA chargée de la programmation opératoire pendant ses congés ou absences, selon les nécessités du service.
• Participer à la continuité des activités de l'AMA de l'Unité de Surveillance Continue (USC
• Vérifier les stocks et effectuer les commandes de fournitures administratives, de papeterie et de supports médicaux.
• Participer à l'organisation quotidienne du secrétariat et à l'amélioration des pratiques professionnelles, en lien avec la Coordinatrice des secrétariats médicaux.

3. MISSIONS SPÉCIFIQUES - CHIRURGIE BARIATRIQUE

• Assurer la gestion et le suivi médico-administratif des patients engagés dans un parcours de chirurgie bariatrique.
• Participer à l'organisation et au déroulement des réunions d'information destinées aux patients.
• Participer aux réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP) et assurer le suivi administratif des dossiers et des décisions prises.
• Contribuer à la coordination du parcours des patients en lien avec les praticiens et les différents professionnels concernés.

ORGANISATION DU TRAVAIL : Les deux AMA travaillent en binôme et assurent une polyvalence sur les activités communes du secrétariat.

Profil recherché :

Vous justifiez impérativement d'une première expérience supérieure à 2 ans, dans une fonction similaire (établissement privé ou public). Vous avez un Diplôme de secretaire médicale.

Votre sens du service, votre enthousiasme et votre rigueur sont les conditions d'une parfaite intégration au sein de notre établissement. Vous appréciez le travail en équipe et avez un bon sens du relationnel.

Confronté(e) à des contextes parfois difficiles, vous savez faire preuve d'adaptation et garder la maitrise de la situation.

L'établissement s'engage à accompagner ses agents dans les meilleures conditions possibles et assurer leur sécurité dans le cadre de leur activité.