Secrétaire Médico-Social (Siège) (H/F)

Description :

MISSION PRINCIPALE :

Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d’assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l’Administration du siège.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR :

·          Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,

·          Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, procédure des bons de commande et frais de missions sur SIFAC+,

·          Assurer les commandes de fournitures,

·          Organiser en collaboration avec l’assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,

·          Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,

·          Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l’assistante présente,

·          Centraliser les rapports d’activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d’activité national de médecine de prévention,

·          Tenir à jour l’annuaire national des médecins du travail,

·          En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l’enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,

·          Assurer l’accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l’APHP pour les conventions de stage,

·          Organiser l’accueil des nouveaux arrivants.

 

ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL :

·          Gérer l’agenda du médecin, 

·          Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,

·          Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,

·          Organiser les téléconsultations,

·          Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,

·          Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,

·          Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,

·          Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,

·          Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),

·          Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,

·          Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),

·          Suivre les prêts de matériel,

·          Suivre les transferts des dossiers médicaux,

·          Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d’activité du médecin du travail, via le logiciel médical,

·          Classer les fiches individuelles d’exposition dans les dossiers médicaux,

·          Réaliser le classement et l’archivage des dossiers médicaux,

·          Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.

 

Profil recherché :

CONNAISSANCES

·         Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé

·         Procédures administratives

·          Notions en finances publiques

 

SAVOIR-FAIRE

·          Maîtriser les techniques de secrétariat

·          Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point) et du progiciel de gestion SIFAC+

·          Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical

·          Maîtriser les usages administratifs des domaines d'intervention

·          Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences

 

APTITUDES

·         Rigueur, sens de l’organisation,

·         Réactivité et autonomie

·         Sens de la communication et du travail en équipe

·         Faire preuve de discrétion

·          Comprendre la nécessité de confidentialité vis à vis des données médicales

 

EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S)

·          Expérience dans l’assistanat de direction

 

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S)

·          Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager