Secrétaire Médico-Social (Siège) (H/F)

Description :

MISSION PRINCIPALE :

Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l'Administration du siège.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR :

•      Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,
  

•      Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions
  

•      Assurer les commandes de fournitures,
  

•      Organiser en collaboration avec l'assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,
  

•      Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,
  

•      Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l'assistante présente,
  

•      Centraliser les rapports d'activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d'activité national de médecine de prévention,
  

•      Tenir à jour l'annuaire national des médecins du travail,
  

•      En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l'enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,
  

•      Assurer l'accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l'APHP pour les conventions de stage,
  

•      Organiser l'accueil des nouveaux arrivants.
  

ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL :

•      Gérer l'agenda du médecin, 
  

•      Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,
  

•      Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,
  

•      Organiser les téléconsultations,
  

•      Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,
  

•      Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,
  

•      Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,
  

•      Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,
  

•      Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),
  

•      Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,
  

•      Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),
  

•      Suivre les prêts de matériel,
  

•      Suivre les transferts des dossiers médicaux,
  

•      Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d'activité du médecin du travail,
  

•      Classer les fiches individuelles d'exposition dans les dossiers médicaux,
  

•      Réaliser le classement et l'archivage des dossiers médicaux,
  

•      Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.
  

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :

•      Localisation : Paris 13e
  

Profil recherché :

CONNAISSANCES

•   Environnement de la fonction publique
  

•   Notions de réglementation en santé au travail
  

SAVOIR-FAIRE

•   Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)
  

•   Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical
  

•   Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences
  

•   Reporter sur son activité
  

APTITUDES

•   Rigueur, sens de l'organisation,
  

•   Réactivité et autonomie
  

•   Qualités relationnelles
  

•   Sens de la communication et du travail en équipe
  

•   Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, .
  

•   Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales
  

EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S)

•      Expérience dans le secrétariat
  

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S)

•      Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager