Apprenti(E) Assistant(E) de Direction (H/F)

APPRENTI(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION - H/F

Dans le cadre de notre activité dans le secteur de la petite enfance, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction en contrat d'apprentissage.

Vous serez accompagné(e) par la direction et participerez progressivement à la gestion administrative quotidienne des structures.

VOS MISSIONS :

Accueil et communication :

• Répondre aux appels téléphoniques et orienter les demandes.
• Accueillir et renseigner les familles, visiteurs et intervenants.
• Assurer le traitement des courriers et emails.
• Transmettre les informations aux personnes concernées.
• Effectuer les relances nécessaires auprès des familles et différents interlocuteurs.

Assistance à la direction :

• Organiser et planifier les rendez-vous.
• Planifier les visites des structures avec les familles.
• Participer à l'organisation des réunions et rendez-vous.
• Préparer et transmettre les convocations et informations nécessaires.
• Assurer le suivi des demandes et échéances administratives.
• Préparer différents documents et tableaux de suivi.

Gestion documentaire et classement :

• Classer et organiser les dossiers administratifs des salariés et des enfants.
• Numériser et archiver les documents.
• Mettre à jour les tableaux de suivi sur Excel / Google Sheets.
• Participer à la mise à jour des différents fichiers administratifs.
• Veiller au classement, à l'organisation et à la confidentialité des documents.

GESTION DES INSCRIPTIONS ET CONTRATS DES ENFANTS

Une partie importante du poste concernera le suivi administratif des familles et des contrats d'accueil :

• Recueillir les informations nécessaires à la constitution des dossiers.

• Vérifier que les dossiers d'inscription sont complets.

• Préparer les contrats d'accueil à partir des modèles existants.

• Envoyer les contrats aux parents et assurer le suivi des signatures.

• Effectuer les relances en cas de documents ou informations manquants.

• Préparer les avenants en cas de modification des horaires, jours d'accueil, périodes de vacances ou autres changements.

• Vérifier la conformité et la cohérence des informations communiquées.

• Mettre à jour les dossiers des enfants.

• Classer et archiver les contrats et pièces justificatives.

• PROFIL RECHERCHÉ

Vous souhaitez préparer une formation dans le domaine de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative dans le cadre d'un contrat d'apprentissage.

Nous recherchons une personne :

• organisée, rigoureuse et méthodique ;
• à l'aise avec l'outil informatique ;
• ayant de bonnes qualités rédactionnelles ;
• à l'aise au téléphone et dans les échanges avec les familles ;
• capable de gérer plusieurs tâches et de respecter les échéances ;
• discrète et respectueuse de la confidentialité des informations traitées ;
• dynamique et souhaitant développer progressivement son autonomie.

La maîtrise ou une bonne connaissance de Word, Excel / Google Sheets et des outils numériques est appréciée.