Assistant administratif / Assistante administrative de projet (H/F)

Bonjour

Je représente la société BSWines, installé à Beaune, au coeur de la Bourgogne, depuis 2008.

Nous sommes une société spécialisée dans l'achat et la vente de Grands Vins.

Nous proposons une large gamme de Vins essentiellement de Bourgogne, mais aussi des Grands Champagnes Millésimés, des Grands Vins de Bordeaux, de la Côte du Rhône, de la Vallée de la Loire...

Nous proposons aussi très régulièrement des vieux Millésimes, des raretés, des Spiritueux...

Fort de notre expérience et de notre réseau de clients à travers le monde que nous avons développé au fil des années, nous sommes un peu comme une épicerie de luxe à distance.

Nous proposons tous les jours des offres de Grands Vins à nos clients en France, mais aussi et surtout à l'export, en Europe, aux USA, en Asie (Hong Kong, Singapour, Japon...)

Nous proposons le stockage temporaire des vins pour nos clients avant de les expédier et nous les aidons évidemment à organiser l'expédition de leurs marchandises.

Ce qui sous entend des cotations de transport, des préparations de commandes, des documents de douanes...

Nous sommes 2 personnes à travailler ici sur place + 1 personne en free lance qui nous facture ses prestations de service pour la gestion de Prodouanes, des divers documents d'accompagnement douaniers ainsi que les divers déclarations légales (mensuelles et annuelles).

Depuis plusieurs années, je passe malheureusement beaucoup trop de temps moi-même sur des choses administratives, sur la gestion du courrier, sur la gestion de la trésorerie, des paiements des commandes fournisseurs, des commandes clients...

Pourtant la société a un fort potentiel de développement qui est probablement mal exploité.

J'ai cette volonté de développer l'activité de la société ainsi que les ventes et j'ai donc besoin de quelqu'un de confiance pour nous épauler mon collègue et moi qui sommes en charge des achats et des ventes pour faire tout ce qu'on appelle du "back office", c'est à dire tout le travail de l'ombre qui pourrait nous soulager en temps et en énergie.

C'est un poste de secrétaire/assistant(e) administratif et commercial avec une très forte diversité du travail quotidien mais aussi une évolution potentielle du poste au gré des compétences qui seront prouvées.

Cela comprend :

• la gestion du courrier

• le gestion de comptes bancaires, de la trésorerie, des flux sur les comptes bancaires de la société

• la gestion des paiements des commandes fournisseurs

• la gestion des paiements des commandes/factures clients

• l'accueil téléphonique

• la réception et le bon accueil des clients, des livreurs

• le suivi des commandes des clients

...

Tout cela mérite d'être affiné et discuté ensemble.

Pour retenir notre attention, il faut les compétences et les qualités suivantes :

Qualités requises :

• politesse/amabilité/ponctualité/savoir vivre

• grande cacapité d'adaptation et d'autonomie

• esprit dynamique et volontaire (je veux quelqu'un impliqué et motivé comme si il s'agissait de gérer à bien l'activité de sa propre entreprise)

• méthodique, organisé et rigoureux, jusqu'au boutiste, extrêmement rigoureux même (j'insiste là-dessus)

Compétences requises :

• passion pour le Vin, la et connaissances des Vins, des Régions, des Appellations, de la culture du Vin, l'oenologie...

• Très bonne Maîtrise de l'Anglais grand minimum,

• Maîtrise des outils informatiques, des logiciels de base

• expérience dans le monde professionnel

Spécificités :

• connaissance et maîtrise du site Prodouanes et édition des divers documents douaniers (DSA, DAE, DRM, DEB...)

• Connaissance et maîtrise du logicel Ceres (by Mellitis)