Assistant Administratif - Pôle Éducation (H/F)

Description :

Sous la responsabilité de la directrice Education et Enfance, l'agent est chargé de la gestion de l'administratif du club loisirs ; édition des PASS/PASS ; commande des repas ; aide au secrétariat du multi-accueil ; responsabilité des régies.

MISSIONS

Accueillir, renseigner et accompagner les usagers, dans leurs démarches relatives aux temps périscolaires et extrascolaires.

Procéder à l'inscription des enfants à l'école.

ACTIVITES DU POSTE

Conformément aux statuts de la fonction publique territoriale, les agents sont susceptibles d'intervenir sur d'autres missions ou activités que celles définies ci-dessous pour les besoins du service.

Traitement des dossiers et saisie de documents

Accueil physique et téléphonique du public

Gestion de l'information, classement et archivage de documents

Planification et suivi du travail des agents

Commandes de repas auprés du prestataire

Profil recherché :

TECHNICITE NÉCESSAIRE À L'EXERCICE DES MISSIONS

SAVOIRS

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)

Communication orale et écrite

Procédures du service

Logiciels de bureautique

Vocabulaire professionnel du service

Procédures administratives

Notions de comptabilité publique

Locaux de la collectivité

SAVOIRS FAIRE

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger des documents administratifs

Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

Enregistrer ou saisir des données informatiques

Recevoir et orienter les demandes

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

Rechercher et diffuser des informations

Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité

Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

_SAVOIR ÊTRE _

Avoir un bon relationnel

Être réactif et faire preuve d'adaptabilité

Discrétion professionnelle

CONTRAINTES LIÉES AU POSTE

Travail en bureau

Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public ;

Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres